名刺を作りたいと言われたら

名刺は、申請してから手元に届くまで日数がかかります。印刷会社に頼んでいる会社では、承認、校正、印刷、配送の分だけ日数がかかります。

問い合わせを受けたら、まず「いつ使いますか」と聞きます。商談や展示会の日が決まっていれば、その日に間に合うかを先に答えられます。間に合わないときに社内で刷れる簡易版があるなら、それを案内します。簡易版を用意していない会社では、名刺を後日送る、メールの署名で連絡先を伝えるといった代替案を案内します。

名刺の差し戻しで多いのは、書く内容の不備です。申請のときに、氏名の表記、部署名、役職名、電話番号、メールアドレスをそろえてもらいます。旧字体を使うか、ローマ字の姓名をどの順で書くか、裏面に英語表記を入れるかも一緒に聞きます。

部署名や役職名は、担当者の側で辞令や組織図の正式名称と照らし合わせます。社員は社内の略称で申請してくることがあるからです。資格名を載せたいと言われたときのために、載せてよい資格の範囲も決めておきます。

異動や昇格で肩書きが変わる場合、発令の前に新しい名刺を配ると、発表前の人事が社外に伝わってしまいます。新しい名刺は発令日から使うよう伝えます。

発令の前に発注を受け付けてよいかは、人事の発表の範囲とあわせて会社で決めます。古い名刺には会社の情報と個人の連絡先が載っているので、シュレッダーにかけるか、回収箱に入れてもらいます。

名刺の費用は、部署の予算で持つ会社と、総務でまとめて持つ会社があります。部署の予算で持つ場合は申請に上長の承認が入り、承認が止まって届くのが遅れることがあります。

1回に発注できる枚数と、作り直してよい条件を決めておくと、「100枚にするか500枚にするか」と聞かれても即答できます。派遣社員や業務委託の人に名刺を作るかどうかも、聞かれる前に決めておくと、担当者ごとに判断が割れません。

名刺のデザインは、ロゴの使い方を含めて会社で決めています。書体や色を変えたいという個人の希望が来たら、変えてよい範囲を先に示します。裏面の英語表記、顔写真やQRコードを入れるかなど、選べる項目をFAQに並べておきます。

選べない項目は「会社で統一しているため変えられません」と一文で返せば、やりとりが長引きません。