経理によく聞かれる質問
経費精算、領収書、インボイス、出張費など、お金の出し入れの質問を18件まとめています。どの質問にも、答え方の図と、社内FAQに貼れる回答文例があります。
質問の一覧
- 01経費精算の締め日を聞かれたら
「経費精算って、いつまでに出せばいいですか？」
経費精算の締め日を定めた法律はなく、会社ごとの経費精算規程などで決まります。社員には規程の日付をそのまま伝え、過ぎてしまった分も捨てずにすぐ出してもらうよう返します。
- 02領収書をなくしたと言われたら
「領収書をなくしてしまったんですが、精算できますか？」
社員に領収書をなくしたと言われたら、経理はまずお店に再発行を頼んでもらい、できなければ社内の紛失届などで精算を受け付けます。カードの利用明細は領収書の代わりにならず、インボイスが残らない分は消費税の控除ができないことがあるので、経理で区別して処理します。
- 03インボイス対応でない領収書でも精算できるか聞かれたら
「登録番号が書いていない領収書なんですが、精算できますか？」
インボイス対応でない領収書でも、社内で制限を設けていなければ経費精算はできます。インボイスの有無で変わるのは会社の消費税の計算で、登録していないお店への支払いも、2026年10月1日から2028年9月30日までは経過措置で消費税相当額の70%を控除できます。社員にはいつもどおり申請してもらいます。
- 04電車代やバス代の精算方法を聞かれたら
「取引先に行ったときの電車代って、どうやって精算するんですか？」
1回3万円未満の電車・バスの運賃は、税法上インボイスが不要です。社内で決めた方法で日付・区間・金額を申請してもらえば足ります。タクシーや飛行機は領収書を受け取ってもらいます。
- 05立て替えが高額になるので前もってお金が欲しいと言われたら
「来月の出張、ホテル代と新幹線で10万円くらいかかりそうです。先にお金をもらえませんか？」
仮払いは、出張や購入の前に見込みの金額を受け取り、使ったあとに領収書で実際の金額との差を精算する仕組みです。制度があるかは会社の規程で確かめます。ホテルや備品のように会社が直接払えるものは、仮払いより先にそちらを案内します。
- 06出張の旅費や日当を聞かれたら
「来週の大阪出張、日当っていくら出ますか？」
出張の日当や宿泊費の金額を決めた法律はなく、会社ごとの旅費規程で役職や行き先に応じて決まります。規程に沿った通常必要な範囲の旅費や日当には、所得税はかかりません。問い合わせてきた社員の役職と行き先に当てはまる金額を、規程の表から伝えます。
- 07取引先との会食代を経費にできるか聞かれたら
「取引先と食事に行ったんですが、経費で落ちますか？」
業務のための取引先との会食は、社内の規程と承認に沿って精算できます。1人あたり1万円以下の飲食費は税務上交際費から外せる扱いがあるので、参加者の名前と人数を必ず書いてもらいます。
- 08取引先から届いた請求書をどこに出すか聞かれたら
「取引先から請求書がメールで届いたんですが、どこに送ればいいですか？」
取引先から届いた請求書は、発注した部署が内容と金額を確かめて承認してから、社内で決めた受け付け窓口に回します。メールで届いたPDFの請求書は電子取引のデータなので、印刷せずにデータのまま転送してもらいます。
- 09領収書はスマホで撮れば捨てていいか聞かれたら
「領収書ってスマホで撮ったら、紙は捨ててもいいですか？」
会社がスキャナ保存の要件を満たした運用をしていれば、撮影して写りを確かめたあとの紙は捨てられます。そうでない会社では、紙の原本を経理に出してもらいます。
- 10会社のクレジットカードを使いたいと言われたら
「出張が多いので、会社のカードを持たせてもらえませんか？」
会社のカードを使えるかは、社内で決めた貸与の条件によります。カードで払っても、利用明細とは別に領収書を出してもらうことを最初に伝えます。
- 11取引先への支払日を聞かれたら
「先方から「この請求書はいつ払われますか」と聞かれたんですが、どう答えればいいですか？」
中小受託取引適正化法（旧 下請法）の対象になる取引では、品物や成果物を受け取った日から起算して60日以内に支払期日を定めなければなりません。対象にならない取引の支払日は、契約書や注文書の支払条件で決まります。社員には【支払条件の確認先】で条件を調べたうえで、具体的な日付で答えてもらいます。
- 12少額の備品を自分で買ってよいか聞かれたら
「延長ケーブルが必要なんですが、近くの家電量販店で買って経費にしていいですか？」
社員が自分で立て替えて備品を買えるかは会社の決めごとで、多くの会社は上限額と、先に承認が要る品目を決めています。【上限額】を超えるものは先に申請してもらい、認める範囲ならレシートを受け取って【精算の締め日】までに精算してもらいます。
- 13領収書の宛名を何と書いてもらえばいいか聞かれたら
「領収書の宛名は何と書いてもらえばいいですか？」
消費税の仕入税額控除に使う領収書は、原則として会社の正式名称を宛名に書いてもらいます。ただし、小売店や飲食店、タクシーが出すレシートは、宛名がなくても、「上様」でもかまいません。社員には【会社の正式名称】をそのまま伝えてもらいます。
- 14仕事で使うネットのサービスを会社のお金で契約してよいか聞かれたら
「作業が楽になるツールを見つけたんですが、会社の経費で契約できますか？」
月額のネットのサービスを会社の費用で契約するかは会社の決めごとで、多くの会社は契約の名義と、申し込む前の承認の手順を決めています。【申請方法】で、サービス名、使う目的、料金、そのサービスに置く情報を書いて申請してもらい、承認が出るまで自分の名義で契約しないよう伝えます。
- 15取引先へのお中元やお歳暮を経費にできるか聞かれたら
「お世話になっている取引先にお歳暮を贈りたいんですが、経費で落とせますか？」
取引先へのお中元やお歳暮は、仕事のつきあいで贈るものであれば、税務上は交際費等として扱います。会食で使う「1人あたり1万円以下」の基準は飲食費が対象で、贈り物には使えません。1件あたりの上限や承認の要否は会社ごとに違うので、【交際費の申請ルール】に沿って買う前に申請してもらいます。
- 16法人カードで経費にならない買い物をしてしまったと言われたら
「間違えて会社のカードで自分の買い物をしてしまいました。どうすればいいですか？」
法人カードで私的な買い物をしてしまったときは、その金額を会社に返金してもらい、会社の経費には含めずに処理します。気づいた日に【経理の連絡先】へ連絡し、支払った日と店の名前と金額を伝えてください。
- 17小口現金の精算書の書き方を聞かれたら
「切手を買ってきたんですが、現金で返してもらうには何を出せばいいですか？」
小口現金の精算書には、支払った日付、支払先の名称、買ったものの内容、金額、支払った社員の名前を書いてもらい、レシートや領収書を添えてもらいます。【精算書の書式】と【受付の時間】は会社ごとに違うので、出す前に確かめてもらいます。
- 18経費精算のお金はいつ振り込まれるか聞かれたら
「先月出した経費精算、いつ振り込まれますか？」
立て替えた経費の振込日を定めた法律はなく、会社ごとの経費精算規程や給与規程で決まります。給与と同じ日に振り込む会社が多くあります。社員には【振込日】と、どの締め日までの申請がその振込に乗るかをあわせて返します。