立て替えが高額になるので前もってお金が欲しいと言われたら

仮払いは、出張や購入の前に見込みの金額を社員に渡し、使ったあとに実際の金額との差を精算する方法です。会計では一時的に「仮払金」として処理し、精算した時点で旅費や消耗品費などの科目に振り替えます。

社員から見ると、使う前にお金を受け取り、あとで領収書と余ったお金を戻す流れです。足りなかった分は会社が追加で支払い、余った分は社員が返します。この流れを最初に説明しておくと、「もらったお金は自分の判断で使ってよい」という誤解を防げます。

高額の立て替えの相談は、仮払いを出さなくても解決できることがあります。たとえば、ホテルや航空券は会社が契約する出張手配サービスで予約できます。備品は会社の取引先から請求書払いで買う方法や、会社のクレジットカードを貸し出す方法もあります。

仮払いは、お金の受け渡しと精算の手間がかかり、精算漏れも起きやすい方法です。会社が直接払える経路があるなら、そちらを案内したほうが社員も経理も手間が減ります。自社で使える方法を一覧にしておき、金額や用途に応じて案内できるようにします。展示会の備品のように購入先が決まっているものは、発注の段階で請求書払いに切り替えられないか、社員と一緒に確認します。

仮払いの申請では、使い道、見込み金額、使う日、精算の予定日を書いてもらいます。出張なら行き先、日程、泊数も必要です。あわせて、誰の承認が要るかと、申請してから何営業日で受け取れるかを伝えます。

振込で渡す会社では、振込日が週に1回などに決まっていることがあります。出張の直前に申請されると間に合わないので、「出発の◯営業日前までに申請」のような期限を規程に書いておきます。社員には、期限と受け取り方法を、具体的な日付に置き換えて伝えます。現金で渡す会社は、受け取りの記録を残す方法も決めておきます。

仮払いで起きやすいのは、使い終わったあとの精算が遅れることです。精算されない仮払金が残ると、経理は月末や決算のたびに残高を確かめ、一件ずつ本人に問い合わせることになります。

出張から戻って何日以内、購入してから何日以内に精算するかを決め、仮払いを渡すときに一緒に伝えます。精算が済むまで次の仮払いを出さない、という決まりを置く会社もあります。精算のときに出してもらう領収書の種類は、通常の経費精算と同じ規程に従います。

決算の前には、残っている仮払金を一覧にして、精算の済んでいない社員に声をかけます。退職や異動が決まった社員に未精算の仮払金がないかも、手続きの中で確かめるようにしておくと漏れません。社員への返事では、仮払いを受け取る前に精算の期限をあらかじめ伝えておきます。

出張の旅費や日当を仮払いで渡す場合も、消費税の扱いはあとから精算する場合と変わりません。対象は、社員に支給する出張旅費、宿泊費、日当のうち、通常必要と認められる部分です。国税庁のQ&A（問107-2）では、この支給には概算払いも実費精算も含まれるとしています。どちらの場合も、帳簿のみの保存で消費税の仕入税額控除ができます。

一方、備品などの購入に使った仮払いは、通常の買い物と同じです。消費税の控除にはお店のインボイスが必要なので、領収書やレシートを必ず受け取ってもらいます。社員には「出張の宿泊費や日当」と「物の購入」で出してもらう書類が違うことを、規程に沿って案内します。