会社のクレジットカードを使いたいと言われたら

法人カードを誰に持たせるかは、会社が決めることです。持たせ方にはいくつかの形があります。出張の多い部署や役職者に1人1枚ずつ貸与する形、部署に1枚置いて使うときに借りる形があります。ネットのサービスの支払い専用に、経理が管理する形もあります。

問い合わせには、その社員が貸与の対象になるか、申請の方法、発行までにかかる日数を答えます。対象外の社員には、立て替えて精算する方法や、会社が請求書で払う方法を案内します。ソフトの利用料のように毎月続く支払いは、経理が管理するカードで払う方法もあります。個人のカードで払っていると、担当者が異動したときに支払いが止まるおそれがあるためです。

国税庁の資料「インボイス制度 応用編（令和8年5月）」は、カードの利用明細書について説明しています。利用明細書は、一般的にインボイスの記載事項を満たす書類に当たりません。そのため、明細の保存だけでは、消費税の仕入税額控除ができません。お店が発行した領収書やレシートを別に保存する必要があります。

社員には「カードで払っても、領収書は提出してください」と最初に伝えます。例外は、インボイスがなくても帳簿のみで控除できる取引です。1回3万円未満の電車・バスの運賃、社員に支給する出張旅費、少額特例の対象になる取引などです。これらは、利用明細をもとに処理しても問題ないとされています。

ネットのサービスやソフトの利用料をカードで払うと、紙の領収書は届きません。サービスの管理画面から領収書や請求書をダウンロードするか、メールで届くものを保存します。これらは電子帳簿保存法の電子取引のデータなので、印刷ではなく、データのまま保存します。

海外のサービスの領収書は、日本のインボイスの形式になっていないことがあります。消費税の扱いは経理で判断するので、社員にはダウンロードした領収書をそのまま提出してもらいます。毎月の支払いは、誰が領収書をダウンロードするかを決めておかないと、提出が抜けやすくなります。

サービスによっては、領収書がPDFではなく画面にだけ表示されることがあります。国税庁の一問一答では、その画面のスクリーンショットを保存する方法も示されています。よく使うサービスごとに、領収書の取り方を社内の手順書にまとめておくと、担当が替わっても続けられます。

カードを渡すときに、使ってよい支払いと、使ってはいけない支払いをはっきり伝えます。私的な買い物のほか、現金の引き出し（キャッシング）や、規程で認めていない接待への利用を禁止する会社もあります。1回あたりや月あたりの利用限度額も、貸与のときに伝えます。

誤って私的に使ってしまったときに、どこへ連絡し、どう返金するかも決めておきます。社員が隠さずに申し出られる手順があれば、経理が明細を照合するときに理由のわからない支払いが残りません。

カード払いの精算で経理が困るのは、明細に載っているのに領収書が出てこない支払いです。カード会社の締め日に合わせて、社員が領収書を提出する期限を決めておきます。

社員には、カードで払ったらその日のうちに経費精算システムへ領収書を登録してもらうと、月末にまとめて探す手間がなくなります。退職や異動のときのカードの返却と、そのカードで払っていた毎月の支払いの引き継ぎも、貸与の条件と一緒に決めておきます。

カードを貸与した社員の一覧と、カードごとの利用者を経理で管理しておくと、明細に知らない支払いが載ったときにすぐ本人に確かめられます。カードをなくしたときの連絡先（カード会社と社内の担当者）も、貸与のときに渡しておきます。