出張の旅費や日当を聞かれたら

出張の日当や宿泊費の金額を決めた法律はありません。会社ごとに旅費規程を作り、役職や行き先（国内か海外か、距離など）ごとに金額を定めています。日当を出さない会社もあります。

問い合わせには、規程の表から、その社員の役職と行き先に当てはまる金額を探して答えます。宿泊費を定額で出すのか、上限つきで実費を出すのかも、会社によって違います。上限を超えた分を自己負担にするのか、事前に承認を受ければ認めるのかも、あわせて伝えます。規程が古く、今のホテル代の相場に合っていない場合は、問い合わせの内容を記録しておくと規程を見直すときの材料になります。

所得税法では、出張や転勤のための旅費のうち通常必要と認められるものは非課税です。国税庁のタックスアンサーでも、非課税となる手当の例として挙げられています。

通常必要かどうかは、所得税基本通達9-3で判断します。旅行の目的、行き先、経路、期間、宿泊の要否、職務の内容や地位などからみて、その旅行に通常かかる費用に充てられるものかどうかを判断します。そのうえで、次の2点を勘案します。1つは、支給額が役員と社員の全体を通じて、バランスのとれた基準で計算されているかです。もう1つは、同業種・同規模の会社が一般に払っている金額に照らして相当かです。

法律に「日当は1日いくらまで」という上限額はありません。旅費規程に沿って、実際の出張に応じて支給することが前提です。出張の実態と関係なく一律に払う手当は、旅費ではなく給与として課税される場合があります。

社員に支給する国内出張の旅費、宿泊費、日当のうち、その旅行に通常必要と認められる部分は、会社の課税仕入れになります。社員はインボイス発行事業者ではありませんが、帳簿に一定の事項を書けば、インボイスを保存しなくても消費税の仕入税額控除ができます。国税庁はこれを出張旅費等特例と呼んでいます。

通常必要かどうかは、所得税基本通達9-3と同じ基準で判定します。つまり、所得税が非課税になる範囲で、帳簿のみの保存が認められます。定額の支給だけでなく、実費精算の場合も対象です。ただし、会社から宿泊先などへ直接払っているのと同じとみなせる実費精算もあります。その場合は、通常の仕入れと同じようにインボイスの保存が必要です。

海外出張のために支給する旅費、宿泊費、日当は、原則として課税仕入れになりません。

出張旅費等特例があるので、税法上は宿泊費の領収書がなくても控除できる範囲があります。一方で、会社としては実際にその出張があったか、宿泊費が上限の範囲内かを確かめる必要があります。

実費精算の会社では、宿泊費の領収書や予約確認メールを出してもらいます。定額支給の会社でも、承認済みの出張申請や、日程と行き先を書いた出張報告を精算の根拠にします。社員には、税金の話と、社内で出す書類の話を分けて伝えると混乱しません。

日当については、日帰りでも出るのか、移動だけの日も対象か、半日の場合はいくらか、という質問が続きます。これらも旅費規程で決める部分です。規程に書いていない場合は、経理と人事で解釈をそろえてから答えます。

出張先で取引先と食事をした費用を、日当とは別に交際費や会議費として精算するかも決めておきます。日当で賄う範囲と、別に精算できる範囲を規程で決めておき、社員が二重に申請しないようにします。

出張の予定が変わったときの扱いも聞かれます。台風で帰れず1泊増えた、先方の都合で日帰りが宿泊になった、といった場合です。追加の宿泊費や日当を認める条件と、誰に連絡すればよいかを決めておけば、社員は出張先から迷わず相談できます。