情シスによく聞かれる質問
パスワード、パソコン、プリンター、怪しいメールなど、ITまわりの質問を16件まとめています。どの質問にも、答え方の図と、社内FAQに貼れる回答文例があります。
質問の一覧
- 01パスワードを忘れたと言われたら
「パスワードを忘れてログインできません。どうすればいいですか？」
パスワードを忘れたときは、社員が自分で再設定する機能を使うか、管理者が本人確認をしてから仮のパスワードを発行します。どの画面でログインできないかを教えてもらえれば、その画面に合った直し方を案内します。
- 02パソコンが遅い、固まると言われたら
「パソコンがすごく遅いんですけど、何とかなりませんか？」
パソコンが遅いときや固まるときは、開いているファイルを保存してから再起動すると直ることがあります。それでも遅い場合は、いつから、どの操作で遅いかを教えてもらえれば、修理や交換が必要かを判断します。
- 03プリンターで印刷できないと言われたら
「印刷ボタンを押したのに、プリンターから何も出てきません」
印刷できないとき、同じプリンターで他の人も印刷できなければ本体かネットワークの側に、自分だけならパソコンの側に原因があります。まず本体の画面にエラーが出ていないかと、印刷先に正しいプリンターを選んでいるかを確かめてください。他の人も印刷できないなら、こちらで確認して業者に連絡します。
- 04Wi-Fiにつながらないと言われたら
「Wi-Fiにつながらなくなって、ネットが使えません」
Wi-Fiにつながらないとき、周りの人もつながらないなら機器か回線の問題で、自分だけならパソコン側を疑います。パソコンのWi-Fiを一度オフにしてオンに戻し、それでもだめなら再起動してください。周りの人もつながらない場合は、こちらで機器を確認します。
- 05ソフトをインストールしていいか聞かれたら
「仕事で使いたい無料のソフトがあるんですけど、入れても大丈夫ですか？」
社員が会社のパソコンにソフトを入れるときは、会社が許可しているソフトかどうかを先に確かめます。許可の一覧にないものは、ソフト名と使いたい理由を添えて申請してもらい、管理者が判断します。
- 06怪しいメールが届いたと言われたら
「社長の名前で「LINEグループを作ってほしい」ってメールが来たんですけど、本物ですか？」
怪しいメールが届いたと社員に言われたら、情シスの担当者はリンクや添付ファイルを開かず返信もしないよう伝え、どこまで操作したかを聞きます。IDやパスワードを入力していたら、すぐにパスワードを変えてもらい、管理者がログイン履歴を確かめます。同じメールが何人にも届いているなら、件名や差出人名を示して社内に注意を出します。
- 07パソコンやスマホをなくしたと言われたら
「電車にノートパソコンを置き忘れました。どうしたらいいですか？」
会社のパソコンやスマホをなくしたときは、見つかっていなくても、気づいた時点ですぐに会社へ報告します。こちらで端末のロックやパスワードの変更を進めるので、なくした日時と場所、端末に入っていたデータを教えてください。
- 08自分のスマホで会社のメールを見たいと言われたら
「自分のスマホで会社のメールを見られるようにしたいです」
私物のスマホで会社のメールを見てよいかは、会社のルールで決まっています。認めている場合は指定のアプリと設定で使ってもらい、認めていない場合はパソコンか会社支給の端末で見てもらいます。
- 09在宅勤務で社内のシステムに入れないと言われたら
「今日は在宅なんですが、社内のシステムに入れません」
在宅勤務で社内のシステムに入れないとき、普通のWebサイトも開けないなら、原因は自宅のWi-Fiか回線です。開けるならVPNの接続かログインの問題なので、表示されたエラーの画面を送ってもらえれば、原因を切り分けます。
- 10共有フォルダが開けないと言われたら
「共有フォルダを開こうとしたら「アクセス権がありません」と出ました」
共有フォルダが開けない原因は、表示されるメッセージによって、権限、場所、接続のどれかに分けられます。表示されたメッセージと、フォルダの場所を教えてください。権限が足りない場合は、フォルダを管理している部署の了承を取ってから、管理者が権限を付けます。
- 11新しいパソコンの初期設定を聞かれたら
「新しいパソコンが届いたんですが、初期設定は自分でやるんですか？」
会社のパソコンは、OSとソフトの更新、ウイルス対策ソフトの確認、画面ロックの設定まで済ませてから業務に使い始めます。渡す前にどこまで担当者が設定するかは会社ごとに違うので、【初期設定の手順書】で分担を示し、データの移行は【ファイルの保存先】を使ってもらいます。
- 12スマホを機種変更したら認証アプリが使えなくなったと言われたら
「スマホを買い替えたら、会社のメールにログインできなくなりました」
認証アプリの登録は、SIMや電話番号を新しいスマホに移しただけでは移りません。前のスマホがまだ使えるなら、アプリの移行機能で新しいスマホに移せます。手元にないときは、社員が別の認証方法で再登録するか、担当者が本人確認のうえ古い登録を削除します。
- 13大きなファイルを社外に送る方法を聞かれたら
「300MBの動画を取引先に送りたいんですが、メールに添付できますか？」
メールに添付できるファイルの大きさには上限があり、Gmail では合計25MBを超えると添付されず、Google ドライブのリンクに置き換わります。大きなファイルは、会社が契約しているクラウドストレージの共有リンクで渡します。リンクには【共有できる相手の範囲】と【有効期限】を設定してもらいます。
- 14オンライン会議で音が聞こえないと言われたら
「会議に入ったんですが、相手の声がまったく聞こえません」
オンライン会議で音が聞こえないときは、全員の声が聞こえないのか特定の人の声だけかを先に聞きます。それだけで、原因が受け取る側の機器か、話している側のマイクかに絞れます。会議中で時間がないので、【情シスの窓口】に電話か別のチャットで連絡してもらい、画面を見ながら1つずつ確かめます。
- 15USBメモリを使ってよいか聞かれたら
「会社のパソコンでUSBメモリを使ってもいいですか？」
USBメモリを業務で使えるかは会社の決まりで変わり、私物の持ち込みは禁止か管理者の許可制にする形が多く取られています。会社が貸し出すUSBメモリでも、個人情報を入れて持ち出すときはファイルを暗号化します。社員には【使えるUSBメモリ】と【持ち出しの承認の要否】を伝えます。
- 16会社のメールを個人のGmailなどに転送していいか聞かれたら
「外回りが多いので、会社のメールを自分のGmailに自動転送してもいいですか？」
会社のメールを個人のメールアドレスへ転送することは、IPAが公開している情報セキュリティ関連規程のサンプルで禁止事項に挙げられています。転送先のメールボックスは会社が管理できないので、個人情報や社外秘を含むメールが入ると会社の安全管理措置の外に出ます。社員には【自社の転送の可否】と【外出先でメールを見る正規の方法】を伝えます。