オンライン会議で音が聞こえないと言われたら

「音が出ない」という言葉には、3つの違う状態が混ざっています。参加者全員の声が聞こえない場合は、相談してきた社員のスピーカー側に原因があります。特定の人の声だけが聞こえない場合は、その話している人のマイク側です。「自分の声が届いていないと言われた」なら、相談してきた社員のマイク側になります。

Google Meet のヘルプは、誰かが話したときに動画のタイルの右上に青い印が点灯するかどうかで見分ける方法を挙げています。他の参加者のタイルで点灯しないなら、その人のマイクか自分のスピーカーの問題です。自分のタイルで点灯しないなら、自分のマイクか相手のスピーカーの問題です。

どれに当たるかを聞くだけで、次に見る場所が決まります。切り分けないまま再起動を案内すると、会議に戻るまでの時間だけが延びます。

まず、会議のアプリとは関係のない音が出るかを試してもらいます。パソコンで動画を再生して音が出るなら、パソコン全体ではなく会議のアプリの設定に原因があります。音が出ないなら、パソコンのサウンド設定か、機器のつなぎ方の問題です。

Microsoft Teams の会議中は、マイクの横にあるドロップダウンの矢印から「その他のアクション」「オーディオ設定」と進みます。そこで、スピーカーに使う機器が選ばれていて、ミュートが解除されているかを確認します。会議の前なら、設定の「デバイス」から「テスト通話を行う」で試せます。

Google Meet のヘルプは、正しいスピーカーが選ばれているか、モニターが音の出力先になっていないか、Bluetooth の機器が別の端末につながっていないかを、確認項目として挙げています。ヘッドセットを挿し直した直後は、出力先が元に戻っていることがよくあります。

確かめる順番は、手前から奥へです。まず会議の画面で、マイクの印に斜線が入っていないかを見ます。次に、ヘッドセットのマイク部分が跳ね上がってミュートの位置になっていないかを確かめます。外付けのマイクを使っているなら、本体の物理的なミュートのボタンも見てもらいます。Microsoft のヘルプは、この3つを別々の項目として挙げています。

それでも届かない場合は、パソコンがアプリにマイクを使わせているかを見ます。Windows なら設定のプライバシーからマイクの項目を開き、この端末のマイクへのアクセス、アプリからのアクセス、デスクトップアプリからのアクセスの3つがオンになっているかを確認します。LINE WORKS のヘルプは、PC版で「使用できるマイク/スピーカーがありません」と出たときの確認先として、この3つを挙げています。あわせて、セキュリティソフトが機器の利用を止めていないかも見るよう案内しています。

ブラウザで Google Meet を使っている場合は、アドレスバーのサイト情報のアイコンからマイクをオンにします。初回の参加時に許可を求められたとき、間違えて拒否したまま気づいていない社員がいます。

社員の操作では直せない種類の原因もあります。LINE WORKS のヘルプは、プロキシサーバーを経由して利用している場合は音声通話もビデオ通話も使えないと書いています。また、管理者が音声・ビデオ通話と画面共有を制限していると、通話のアイコン自体が表示されません。トークルームに LINE の利用者が入っている場合も通話できません。

リモートデスクトップで別のパソコンに接続して会議に出ている場合は、接続の設定の確認が必要です。リモートの音声を手元のパソコンで再生し、手元のパソコンから録音する設定になっている必要があります。Microsoft のヘルプは、この設定をスピーカーとマイクの両方の確認項目に入れています。

特定の社員だけで繰り返し起きるなら、その端末の設定か、貸し出している機器を疑います。会議のたびに同じ人が同じ症状を出す場合は、会議中の対応で終わらせず、会議のない時間に見る予定を入れます。

会議はその間も進んでいます。5分ほど試して直らなければ、原因の追究をやめて、参加できる形を用意します。

手元のスマートフォンに会議のアプリを入れて入り直してもらう方法が一番早いことが多いです。Microsoft Teams には、マイクが使えないときに電話番号を入力し、Teams からかかってきた電話で会議の音声につなぐ機能もあります。会議の主催者に事情をチャットで伝え、要点を文字で共有してもらう手も残ります。

対応が終わったら、症状と直した方法を短く記録しておきます。「ヘッドセットを挿し直したあとに出力先が戻る」のような原因は同じ機種で繰り返し起きるので、次に同じ相談が来たときに最初に案内できます。