総務によく聞かれる質問
引っ越し、名刺、会議室、健康診断など、社内の暮らしまわりの質問を10件まとめています。どの質問にも、答え方の図と、社内FAQに貼れる回答文例があります。
質問の一覧
- 01引っ越したときの手続きを聞かれたら
「引っ越したんですけど、会社に何か出す必要ありますか？」
役所で住民票の住所を変えたあと、【届出先】に新しい住所と引っ越した日を届け出てもらいます。通勤経路が変わる場合は、通勤手当の変更申請も一緒に出してもらいます。
- 02名刺を作りたいと言われたら
「名刺がなくなりそうなんですが、どこに頼めばいいですか？」
【申請方法】で氏名、部署、役職、連絡先を入力し、申請してもらいます。届くまで【日数】かかるので、使う日から逆算して早めに出してもらいます。
- 03会議室の予約方法を聞かれたら
「会議室ってどうやって予約するんですか？」
【予約システム名】で、空いている部屋と時間を選んで予約してもらいます。社外の方を招く場合は【応接室の予約方法】で予約し、受付への来客登録も済ませてもらいます。
- 04文房具や備品が欲しいと言われたら
「ボールペンのインクが切れたんですが、替えはどこにありますか？」
ペンやノートなどは【置き場所】から自由に使ってもらいます。置いていない物や金額の大きい物は、【申請方法】で申請してもらいます。
- 05郵便や宅配便の送り方を聞かれたら
「取引先に契約書を送りたいんですが、どうすればいいですか？」
【郵便物の置き場所】に【締め時刻】までに出してもらいます。契約書や請求書などの書類は信書にあたるため、宅配便ではなく郵便で送ります。
- 06結婚や出産、身内の不幸を会社にどう伝えるか聞かれたら
「結婚することになったんですが、会社に何か届け出る必要がありますか？」
まず上司に知らせてから、【届出方法】で慶弔の届けを出してもらいます。休暇の日数や祝い金、弔慰金の額は会社の規程で決まっているので、【規程の場所】を見て案内します。
- 07健康診断の日程や受け方を聞かれたら
「今年の健康診断っていつですか？」
今年の健康診断は【実施期間】に【医療機関名】で受けられるので、【予約方法】で予約してもらいます。年1回の健康診断は法律で決まっていて、社員の側にも受ける義務があります。
- 08社用車を使いたいと言われたら
「来週の外回りで社用車を使いたいんですが、どうすればいいですか？」
【予約方法】で車を予約し、業務の前と後に【確認担当者】のアルコールチェックを受けてもらいます。鍵は【鍵の受け渡し場所】で受け取ってもらいます。
- 09社内で落とし物をしたと言われたら
「社内で財布を落としたみたいです。届いていませんか？」
落とし物は【窓口】で預かっているので、いつ、どこで、何を落としたかを【連絡方法】で知らせてもらいます。カードやスマホをなくした場合は、社内を探すのと並行して、利用を止める連絡をしてもらいます。
- 10社員証や入館証をなくしたと言われたら
「社員証をなくしてしまいました。どうすればいいですか？」
すぐに【連絡先】へ知らせてもらい、なくしたカードを使えないようにしてから、【再発行の申請方法】で再発行します。その日の入館は【当日の入館方法】で対応します。