総務によく聞かれる質問
引っ越し、名刺、会議室、健康診断など、社内の暮らしまわりの質問を18件まとめています。どの質問にも、答え方の図と、社内FAQに貼れる回答文例があります。
質問の一覧
- 01引っ越したときの手続きを聞かれたら
「引っ越したんですけど、会社に何か出す必要ありますか？」
引っ越したときは、転入または転居した日から14日以内に市区町村へ届け出たうえで、会社にも新しい住所を届け出ます。【届出先】に出すのは、新しい住所と引っ越した日です。通勤経路が変わる場合は、通勤手当の変更申請も一緒に出してもらいます。
- 02名刺を作りたいと言われたら
「名刺がなくなりそうなんですが、どこに頼めばいいですか？」
名刺は手元に届くまで日数がかかるので、使う日から逆算して早めに申請する必要があります。【申請方法】で氏名、部署、役職、連絡先を入力してもらい、届くまで【日数】かかることも伝えます。
- 03会議室の予約方法を聞かれたら
「会議室ってどうやって予約するんですか？」
会議室は、OutlookやGoogleカレンダー、専用の予約システムなど、会社が決めた方法で空き状況を見て予約します。【予約システム名】で、空いている部屋と時間を選んで予約してもらいます。社外の方を招く場合は【応接室の予約方法】で予約し、受付への来客登録も済ませてもらいます。
- 04文房具や備品が欲しいと言われたら
「ボールペンのインクが切れたんですが、替えはどこにありますか？」
文房具や備品は、共用の棚に置いてある消耗品か、個別に買う物かで手に入れ方が分かれます。ペンやノートなどは【置き場所】から自由に使ってもらいます。置いていない物や金額の大きい物は、【申請方法】で申請してもらいます。
- 05郵便や宅配便の送り方を聞かれたら
「取引先に契約書を送りたいんですが、どうすればいいですか？」
契約書や請求書は郵便法の「信書」にあたるため、宅配便では送れず、郵便などで送ります。【郵便物の置き場所】に【締め時刻】までに出してもらいます。
- 06結婚や出産、身内の不幸を会社にどう伝えるか聞かれたら
「結婚することになったんですが、会社に何か届け出る必要がありますか？」
慶弔休暇は法律で決まった休みではなく、休める日数や対象になる親族の範囲は会社の規程で決まります。まず上司に知らせてから、【届出方法】で慶弔の届けを出してもらいます。祝い金や弔慰金の額は、【規程の場所】を見て案内します。
- 07健康診断の日程や受け方を聞かれたら
「今年の健康診断っていつですか？」
会社は常時使用する社員に1年以内ごとに1回、定期健康診断を行う義務があり、社員もそれを受けなければなりません。今年の健康診断は【実施期間】に【医療機関名】で受けられるので、【予約方法】で予約してもらいます。
- 08社用車を使いたいと言われたら
「来週の外回りで社用車を使いたいんですが、どうすればいいですか？」
安全運転管理者を置く事業所では、社用車を運転する前と後に、アルコール検知器で酒気帯びの有無を確認して記録します。【予約方法】で車を予約し、業務の前と後に【確認担当者】の確認を受けてもらいます。鍵は【鍵の受け渡し場所】で受け取ってもらいます。
- 09社内で落とし物をしたと言われたら
「社内で財布を落としたみたいです。届いていませんか？」
社内で拾われた落とし物は、会社が持ち主に返すか、速やかに警察に届けることが遺失物法で決まっています。落とし物は【窓口】で預かっているので、いつ、どこで、何を落としたかを【連絡方法】で知らせてもらいます。カードやスマホは、社内を探すのと並行して利用を止めてもらいます。
- 10社員証や入館証をなくしたと言われたら
「社員証をなくしてしまいました。どうすればいいですか？」
社員証や入館証をなくしたときは、拾った人に使われないよう、再発行より先にカードの利用を止めます。すぐに【連絡先】へ知らせてもらい、利用を止めてから【再発行の申請方法】で再発行します。その日の入館は【当日の入館方法】で対応します。
- 11退職するときに会社へ返すものを聞かれたら
「来月で退職するのですが、会社に返すものは何ですか？」
退職のときに社員が会社へ返すのは、会社から貸し出されたものと、健康保険の資格確認書です。会社から社員へ渡すのは、雇用保険被保険者証、離職票、源泉徴収票で、返すものとは分けて案内します。返す期限は【最終出社日】、返す先は【返却の窓口】と伝えます。
- 12異動や昇格で名刺を作り直したいと言われたら
「来月から別の部署になるので、名刺を作り直したいです」
部署名や肩書きが変わる名刺は、人事の発令日から新しいものに切り替え、発令日の前日までは今の名刺を使います。作り直しは【申請方法】で受け付け、届くまで【日数】かかるので、異動や昇格の連絡を受けた時点で申請してもらいます。手元に残った古い名刺は【古い名刺の返却先】に戻してもらいます。
- 13事務所の鍵やカードキーの貸し出しを聞かれたら
「土曜に少しだけ出社したいので、事務所の鍵を貸してもらえますか？」
事務所の鍵やカードキーは、誰にいつ渡したかを記録に残し、返ってきたところまで確かめる形で貸し出します。貸し出せる範囲と承認の要否は会社が決めるので、【鍵の貸し出しの申請方法】で申請してもらいます。常時持つ鍵にするか、その日だけ貸すかは【判断する人】が決めます。
- 14自転車やバイクで通勤してよいか聞かれたら
「駅まで歩くと遠いので、自転車で通勤していいですか？」
自転車やバイクで通勤してよいかは法律で決まっておらず、会社が規程で決めます。自転車などの交通用具で通勤する人の通勤手当は、片道2キロメートル以上なら距離に応じた額まで非課税で、2キロメートル未満は全額が課税されます。【通勤方法の届け出】を出してもらってから、許可するかを伝えてください。
- 15社内イベントの参加が任意かどうか聞かれたら
「来月の懇親会、出なくても大丈夫ですか？」
社内イベントへの参加を会社が義務づけると、その時間は労働時間となり、所定の労働時間を超えた分や休日の分には割増賃金が必要になります。任意にするなら、欠席を欠勤扱いにせず評価にも影響させないことまで案内に書きます。【イベントごとの参加の扱い】を企画の段階で決め、社員にはその扱いをそのまま伝えます。
- 16社用車の給油や洗車のルールを聞かれたら
「社用車のガソリンって、自分で入れて立て替えておけばいいですか？」
社用車の燃料代や洗車代は業務のための費用なので、社員が自分で負担するものではありません。【給油カードの置き場所】にあるカードで給油してもらい、立て替えたときは【精算方法】で精算します。洗車は【洗車のルール】を伝え、給油や洗車のついでにランプの点灯やタイヤの状態も見てもらいます。
- 17郵送する書類の宛先を「御中」と「様」のどちらにするか聞かれたら
「この封筒、会社名のあとに御中って書けばいいんですよね？」
宛名の敬称は、会社や部署そのものに出すときは「御中」、個人に出すときは「様」を使い、2つを重ねて書きません。社名や部署名で止めるなら「御中」、担当者の氏名まで書くなら「様」になります。封筒や送付状の書式を決めている会社では、【宛名の書式】にそろえてもらいます。
- 18台風や大雪の日に出社すべきか聞かれたら
「明日は台風が来るらしいんですが、出社したほうがいいですか？」
台風や大雪の日に出社するかどうかを定めた法律の規定はなく、出社・在宅勤務・休業のどれにするかは会社が決めて社員に伝えます。会社の判断で休業にした日は、事業場の施設・設備が直接の被害を受けた場合を除き、平均賃金の6割以上の休業手当がいります。【判断を伝える手段】と【判断を伝える時刻】を案内します。