社内イベントの参加が任意かどうか聞かれたら

最初に「このイベントは任意です」「このイベントは業務です」のどちらかを言い切って答えます。あいまいに答えると、社員は上司の反応を見て出欠を決めることになります。

労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間で、使用者の明示または黙示の指示により社員が業務に従事する時間がこれに当たります。参加することが業務上義務づけられている研修や教育訓練の受講は、労働時間として扱わなければなりません（厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」）。社内イベントも同じ考え方で見ます。

労働時間に当たるかどうかは、労働契約や就業規則の定めのいかんによらず、客観的に定まります。社員の行為が会社から義務づけられ、または余儀なくされていた状況があったかどうかで、個別に判断されます。案内に「任意」と書いていても、欠席した人を欠勤扱いにしていれば、実際には義務だと見られます。

参加を義務づけるイベントは、勤務と同じ扱いになります。所定の労働時間内に開くなら、通常の勤務として記録します。

所定の労働時間を超える時間や休日に開くなら、時間外労働か休日労働です。労働時間の上限は1週40時間、1日8時間です。これを超えて働かせるには、労使の書面による協定（36協定）を結び、行政官庁に届け出ておく必要があります（労働基準法第32条、第36条）。

割増賃金の率は、延長した労働時間については2割5分以上です。会社は毎週少なくとも1回の休日を与えなければならず（同法第35条）、この休日に働かせたときは3割5分以上になります（同法第37条と、その率を定める政令）。延長した時間が1か月60時間を超えた分は5割以上です。土曜や日曜に全員参加の行事を開くなら、この賃金まで見込んでから企画します。

「任意です」の一言だけでは、社員の心配は消えません。欠席の連絡先と期限、欠席しても欠勤にならないこと、評価や配属に影響しないことを、同じ案内に並べて書きます。

出欠を取るときは、欠席の理由を書かせないようにします。通院や家族の事情を書かせると、答える側は知らせたくないことまで伝えることになります。出席か欠席の2択と、締め切りだけで足ります。

欠席した人に、代わりに現金や金券を渡すのはやめます。社員の慰安のための旅行では、自己の都合で参加しなかった人に金銭を支給すると、参加者と不参加者の全員について、その金額に相当する給与の支給があったものとされます（国税庁のタックスアンサーNo.2603）。

イベントそのものが任意でも、会場の予約、買い出し、当日の受付や司会は会社の仕事です。担当者や幹事に頼んだ時間は、労働時間として記録します。

所定の労働時間の外に準備を頼むなら、残業と同じ扱いにします。打刻をどうするか、申請を誰に出すかを、頼むときに一緒に伝えます。持ち帰りの作業や、休日の買い出しも同じです。

幹事を毎回同じ人に回すと、その人だけは任意のイベントに必ず出ることになります。持ち回りにするか、担当部署の業務として割り当てるかを決めておきます。

参加を任意にしても、その場の言動は会社の問題として残ります。厚生労働省の指針では、「職場」とは会社が雇う社員が業務を遂行する場所を指し、通常就業している場所以外でも、業務を遂行する場所であれば職場に含まれるとされています。業務として開くイベントの会場は、職場と同じ扱いになります。

職場のパワーハラスメントとは、優越的な関係を背景とした言動であって、業務上必要かつ相当な範囲を超えたものにより、社員の就業環境が害されるものをいいます。この3つをすべて満たすものが該当します。上司が繰り返し飲酒を勧める、欠席を責める、二次会への同行を求めるといった行為は、パワーハラスメントに当たり得ます。

会社は、社員が生命や身体の安全を確保しつつ働けるよう、必要な配慮をするものとされています（労働契約法第5条）。お酒を出す会なら、車やバイクで来ないよう事前に伝え、お酒以外の飲み物も同じだけ用意します。食物アレルギーの有無や、妊娠中・通院中の社員への配慮事項は、申し込みのときに確認しておきます。