郵送する書類の宛先を「御中」と「様」のどちらにするか聞かれたら

「御中」は、会社、部署、団体そのものに宛てるときの敬称です。「株式会社○○ 御中」「株式会社○○ 営業部 御中」のように、組織の名前で止めるときに使います。受け取った部署の中の誰が開けてもよい書類のときは、この書き方になります。

「様」は人に付ける敬称です。「株式会社○○ 営業部 山田太郎 様」のように、氏名まで書くときに使います。文化審議会の建議「これからの敬語」でも、「様」は主として手紙のあて名に使う形だとされています。

答えるときは「組織に出すか、人に出すか」で分けると伝わります。宛名を見て、最後が組織の名前なら「御中」、人の名前なら「様」です。

やりがちな間違いは「株式会社○○ 御中 山田太郎 様」のように、1つの宛名に「御中」と「様」を並べることです。敬称は宛名の最後に1つだけ付けます。氏名まで書いたときは「様」だけにし、社名や部署名のあとの「御中」は書きません。

役職名で止めるときも同じです。「営業部長 様」とは書かず、「営業部長 山田太郎 様」のように役職のあとに氏名を書いて「様」を付けます。役職名そのものが敬称の代わりになるため、役職だけに「様」を付けると形が崩れます。

担当者の名前が分からないときは、無理に人宛てにしません。「株式会社○○ 営業部 御中」で出すか、「株式会社○○ 営業部 ご担当者様」のように、人を指す言い方にして「様」を付けます。この2つのどちらかにすれば、「御中」と「様」が並ぶことはなくなります。

同じ文書を複数の人に送るときは「各位」を使います。「社員各位」「お取引先各位」のように、宛先をまとめて書く形です。「各位」はそれだけで敬称なので、あとに「様」を足しません。

「殿」は、昔の公用文で役職や氏名のあとに使われてきた敬称です。文化審議会の建議「これからの敬語」では、公用文の「殿」も「様」に統一されることが望ましいとされています。いまは官公庁の文書でも「様」が使われています。社外に出す書類で「殿」を使うのは、法令や相手が指定した様式にそう書かれている場合だけです。それ以外は「様」にそろえます。

「御中」の表記は「御中」と漢字で書きます。文化審議会の建議「公用文作成の考え方」でも、「御」は漢字で書く語として「御中」が例に挙がっています。

返信用封筒を同封するとき、差出人である自分の社名のあとには「行」または「宛」と書きます。自分で自分に敬称を付けないための書き方です。受け取った側は、その「行」「宛」を二重線で消し、組織宛てなら「御中」、個人宛てなら「様」に書き直して返送します。

社員から「『行』と印刷された返信用封筒をそのまま出していいか」と聞かれたら、消して書き直すよう案内します。ただし、相手が官公庁のときは指定に従います。たとえば東京法務局は、供託の手続きで送られてくる返信用封筒に、あらかじめ「様」「御中」と書いて提出するよう案内しています。宛名の多くに「宛」や「行」と書かれていて、敬称に直す作業に時間がかかるためです。

自社が返信用封筒を用意する側のときは、この手間を相手にかけることになります。宛名を印刷したラベルを使う会社では、「行」と入れるか入れないかを決めておくと、担当者ごとに違う封筒が出ていくことを防げます。

宛名の敬称は、一度答えても次の人から同じように聞かれます。封筒の宛名と送付状の宛名のひな形を社内に置き、社名で止める形と、氏名まで書く形の2通りを並べておくと、その都度の質問が減ります。

請求書や契約書の宛名は、経理や法務の決めごとがあることが多いので、総務の判断だけで答えません。請求書の宛名を社名だけにするか、担当部署まで書くかは、取引先の指定もあわせて確認します。

宛名を会社名にしても、書類の中身によっては郵便法の「信書」にあたります。総務省のQ&Aでは、「○○会社 御中」と記載した文書も、その会社に対する意思の表示または事実の通知であれば信書に該当するとされています。敬称を直しても宅配便で送れるわけではありません。送り方は[郵便や宅配便の送り方を聞かれたら](../../q/sending-mail/)で確かめます。