事務所の鍵やカードキーの貸し出しを聞かれたら

「鍵を貸してほしい」という問い合わせには、繰り返し早朝や休日に入る必要がある場合と、その日一度だけ入りたい場合があります。前者なら常時持ってもらう鍵を渡し、後者ならその日のうちに返してもらう貸し出しにします。切り分けないまま渡すと、一度貸した鍵が返らないまま社内に散らばります。

入りたい場所も聞きます。事務所の入口と、書庫や金庫、サーバーを置く部屋では、渡してよい相手が違います。入口のカードキーは認める一方で、書庫の鍵は管理している担当者が開けるという分け方にしている会社もあります。

鍵の貸し出しでは、鍵の種類（入口、書庫、金庫など）、本数、渡した日、渡した相手、返す予定日、返ってきた日を1つの台帳に書きます。紙でもクラウドの表でもかまいませんが、場所を分けると、返却待ちの鍵が見えなくなります。

台帳とあわせて、鍵が全部で何本あり、予備をどこに保管しているかも書き出します。本数が分からないと、1本足りないことに気づけません。カードキーの場合は、発行した番号と持っている人の対応を、入退室管理システムの記録と突き合わせます。

鍵を預かった社員に、始業前の解錠や終業後の施錠を頼むことがあります。厚生労働省のガイドラインは、労働時間を使用者の指揮命令下に置かれている時間としています。使用者の指示で業務に必要な準備行為や後始末を事業場内で行った時間も、労働時間として扱わなければなりません。労働時間に当たるかどうかは、就業規則などの定めによらず、指揮命令下に置かれていたと評価できるかで客観的に決まります。

始業の15分前に来て開ける運用にしているなら、その15分も打刻の対象になります。鍵を渡すときに、早出や居残りの分をどう申請するかもあわせて伝えます。

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、物理的安全管理措置の例を挙げています。個人データが載った書類や電子媒体は、施錠できるキャビネットや書庫に保管することとされています。個人データを取り扱う区域の管理についても、ICカードやナンバーキーによる入退室管理システムの設置が挙げられています。

入口の鍵を貸した相手が、そのまま人事の書類や給与の資料にも手が届く状態にはしません。書庫やキャビネットの鍵は別に保管し、開ける相手を限ります。鍵を入れる箱を事務所の机の上に置いたままにするのもやめます。

鍵をなくしたときは、気づいた時点で連絡してもらいます。カードキーなら利用を止め、物理的な鍵ならシリンダーの交換が必要かを判断します。交換の費用は会社が負担するのか社員に求めるのかを、渡す前に決めて伝えます。

「鍵をなくしたら一律でいくら払う」という形で額をあらかじめ決める定めは、労働基準法第16条（賠償予定の禁止）に反します。実際に費用を求めるかは、紛失の経緯を見てそのつど判断します。給与から差し引く場合は、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者との書面による協定が必要です（同法第24条）。異動や退職のときは、返却物のチェックリストに鍵を入れておきます。