異動や昇格で名刺を作り直したいと言われたら

名刺の作り直しは、申請から手元に届くまで日数がかかります。問い合わせを受けたら、発令日がいつかと、今の名刺が何枚残っているかを聞きます。発令日まで日数があるなら通常の申請で足り、残りわずかで発令日が近いなら、間に合わないことを前提に渡し方を決めます。

発令日は、社員本人が内示で聞いた日付と、人事が出す辞令の日付がずれていることがあります。申請を受けるときは、辞令に書かれた日付を正式な発令日として扱い、社員の記憶だけで刷らないようにします。部署名や役職名の書き方は社内の正式名称に合わせます。「営業1部」と「営業第一部」のように表記が分かれていると、刷り直しになります。

異動や昇格が決まっていても、発令日の前は今の部署と肩書きが有効です。新しい名刺を先に配ると、社外の相手は新しい肩書きで判断して話を進めます。決裁の権限がまだ移っていない時期に、権限がある人として扱われることになります。内示の段階では人事の決定が社外に出ることにもなるため、発令日より前に配らないと決めておきます。

発令日より前に引き継ぎの挨拶へ行く場合は、今の名刺を渡し、「【発令日】から【新しい部署】に移ります」と口頭か挨拶状で伝えてもらいます。日付を添えれば、相手は今の肩書きと今後の担当を取り違えません。

春や秋の異動の時期は申請が集中し、発令日に間に合わないことがあります。間に合わないときの渡し方を先に決めておけば、社員が自分で判断して困ることがなくなります。今の名刺に新しい部署名を書き足したり、古い部署名を二重線で消して渡したりするのは避けます。相手の手元に残る紙なので、後から見たときにどちらが正しいのか分かりません。

代わりの渡し方は3つあります。今の名刺を渡して異動の日付を口頭で伝える方法、社名と氏名だけを刷った名刺を渡して連絡先をメールで送る方法、その場では渡さず後日郵送する方法のいずれかです。どれを使うかを決め、メールの署名と社内の連絡先一覧をいつ書き換えるかもあわせて案内します。名刺が届くまでの連絡先が分かれば、相手が困ることはありません。

古い名刺には社員の氏名、部署、電話番号、メールアドレスが載っています。会社がまとめて保管したり捨てたりする分は、個人情報が記載された書類として扱います。個人情報保護法は、個人データの漏えいや滅失を防ぐために必要かつ適切な措置を取ることを事業者に求めています（第23条）。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、廃棄方法の例として焼却や溶解、適切なシュレッダー処理など復元できない手段を挙げています。古紙回収にそのまま出す運用にはしません。

同法は、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めることも定めています（第22条）。古い名刺をいつまで手元に置けるかを決め、返却先と捨て方を社員に伝えます。社員が自分で捨てる場合は、社内のシュレッダーを使ってもらいます。

結婚などで姓が変わった社員から、名刺をどうするか聞かれることがあります。名刺に戸籍の姓を載せるか、これまでの姓を続けて使うかは会社が決めます。本人の希望を聞いてから作ります。給与や社会保険の氏名は人事の手続きで別に扱うので、名刺の表記とは分けて考えます。

社名、住所、電話番号が変わるときは、社員一人ずつの申請ではなく、全員分を同じ日付で切り替えます。切り替え日より前に刷った分は使えなくなるので、変更が決まった時点で発注を止め、残りの枚数を聞いてから必要な分だけ刷ります。