結婚などで名字が変わったときの手続きを聞かれたら

社内では、氏名変更届などの書式で、新しい氏名と変更日を出してもらいます。戸籍謄本などの証明書を添えてもらうかは、会社のルールで決めます。

マイナンバーカードを持っている社員は、記載事項に変更があった日から14日以内に、住所地の市区町村に届け出る必要があります（マイナンバー法17条8項）。会社の手続きとは別に本人が行うものなので、社内の届出を受け付けたときにひと言添えます。

日本年金機構の案内では、社員の氏名が変わっても、原則として会社の手続きは要りません。例外として届出が必要なのは、次の人です。マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない人、協会けんぽの健康保険だけに加入している人、マイナンバーを持っていない海外居住者、短期在留外国人の4つです。協会けんぽの健康保険だけに加入している人は、マイナンバーと基礎年金番号が結びついていても届出が要ります。

届出が必要な場合は、社員から申し出を受けた会社が「被保険者氏名変更（訂正）届」を速やかに出します。資格確認書などが交付されていれば、それも添えます。基礎年金番号通知書や年金手帳の添付は要りません。外国籍の社員でマイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合は、「ローマ字氏名届」も一緒に出すよう、日本年金機構が協力を求めています。届出が要らない人でも、新しい氏名の資格確認書などが届いたら、古いものを社員から回収して保険者（年金事務所や協会けんぽ）へ返納します。

結びついているかどうかは、本人がマイナポータルやねんきんネットで確かめられます。健康保険組合に加入している会社は、組合の手続きを別に確かめます。

協会けんぽに加入していて、扶養に入っている家族の氏名が変わった場合は、被保険者の氏名変更届ではなく「健康保険被扶養者（異動）届」で届け出ます。家族に資格確認書などが交付されていれば、社員から会社に出してもらって添えます。

結婚をきっかけに配偶者を扶養に入れる場合は、氏名の変更とは別の手続きです。被扶養者（異動）届を、事実が発生してから5日以内に出します。社員から結婚の連絡を受けたら、配偶者を扶養に入れるかどうかも同じタイミングで聞いておきます。5日以内の期限があるので、書類がそろうのを待たずに、まず人事に連絡してもらいます。

結婚をきっかけに引っ越す社員からは、氏名と住所の変更を一度に聞かれます。社会保険の住所変更も、氏名と同じく、マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない人や、健康保険だけに加入している人などを除いて、届出は要りません。住民票とは別の居所を登録する場合は、届出が必要です。

一方で、社内では住所の変更届、通勤経路と通勤手当の変更、緊急連絡先の変更が必要になります。氏名変更届と住所変更届を別々に出してもらうと、どちらかが漏れやすいので、結婚の連絡を受けたときに一覧で渡します。

雇用保険の被保険者の記録にも氏名があります。届出の方法と時期は、管轄のハローワークの案内に沿って進めます。給与の計算で使う税の申告書や住民税の書類にも氏名が載っているので、給与の担当者に変更日を伝えます。

社内では、メールアドレス、名刺、社員証、給与振込口座の名義、勤怠や経費のシステムの登録名が変更の対象になります。旧姓を仕事で使い続けたいという希望もあるので、旧姓を使える範囲を決めておくと、社員ごとに答えが変わりません。