社用車の給油や洗車のルールを聞かれたら

給油の問い合わせには、支払い方を先に答えます。給油カードを車に積んでいる会社なら、置き場所と暗証番号の扱いを伝えます。カードがない会社や、提携していないスタンドで入れたときは、社員が立て替えてあとで精算します。

立て替えになる場合は、レシートをもらうことと、宛名が要るかどうかまで伝えます。セルフのスタンドでは、給油機の横の発行機からレシートが出ます。受け取り損ねたときの扱いは、経理の決まりに合わせて案内します。

「満タンにして返すのか、減ったら入れるのか」も聞かれます。次に使う人が困らないよう、残量が4分の1を下回ったら給油する、といった目安を決めておくと答えやすくなります。

洗車を社員ひとりの判断に任せると、毎回やる人とまったくやらない人に分かれます。返却時の決まりとして書いておくのは、車内のごみを持ち帰ること、泥がついたときは洗うこと、長い出張から戻ったときは洗って返すこと、くらいで足ります。

洗車機やコイン洗車場の代金を会社が持つなら、払い方をレシートの扱いとあわせて伝えます。手洗いの道具を車庫に置いている会社では、置き場所も伝えます。

月に1回などの定期的な洗車は、社員ではなく担当者か業者の仕事に分けたほうがそろいます。社員に頼むのは、使ったあとに気づいた汚れの処理までにします。

入れ間違いは、給油の問い合わせのなかで一番やり直しが大変なものです。ディーゼル車にガソリンを入れると、燃料を抜いて配管を洗う作業が必要になり、修理代も日数もかかります。

社内FAQには「3号車は軽油」のように車ごとの燃料を書きます。給油口のふたの内側や、鍵につけるタグにも同じ表示をしておくと、スタンドで迷いません。レギュラーとハイオクの区別も同じように書きます。

入れ間違いの連絡が来たら、エンジンをかけないよう伝えるのが先です。そのうえで【トラブルの連絡先】につなぎます。

日常点検は、自動車の使用者に法律で義務づけられています。灯火装置の点灯や制動装置の作動など、日常的に点検すべき事項を目視などで確かめます（道路運送車両法第47条の2第1項）。

自家用の乗用車や軽自動車は、走行距離や運行時の状態などから判断した適切な時期に行えばよく、毎日でなくてかまいません。一方、バスやトラック、タクシーなどの事業用自動車と、車両総重量8トン以上の自家用自動車は、1日1回、運行を始める前に点検します（同条第2項）。

給油や洗車のときは車の周りを歩くので、点検を頼みやすい場面です。ランプの点灯、タイヤの溝と空気圧、ウォッシャー液の量といった数項目に絞り、チェックシートを車に置いておきます。点検して気になるところがあれば、社員が直すのではなく担当者に知らせてもらいます。

定期点検は、車の種類と用途で時期が変わります。自家用の乗用車や軽自動車は1年ごとに29項目、2年ごとに60項目です。自家用の中小型トラックと乗用車のレンタカーは6か月ごとに24項目、12か月ごとに86項目です。事業用のバス、トラック、タクシーと自家用の大型トラックは3か月ごとに51項目、12か月ごとに101項目です。

点検や整備をしたときは、点検整備記録簿を車に備え置いて、点検の年月日、点検の結果、整備の概要などを書きます（道路運送車両法第49条）。保存期間は、自家用の乗用車などは記載の日から2年間、事業用自動車や車両総重量8トン以上の自家用自動車などは1年間です（自動車点検基準第4条第2項）。

社員から「点検はいつですか」と聞かれたら、車ごとの次回の時期を答えられるようにしておきます。車検と定期点検を別に数えている会社もあるので、社内FAQには両方の時期を書きます。