残業の申請の出し方を聞かれたら

労働基準法32条は、休憩時間を除いて1週間について40時間、1日について8時間を超えて労働させてはならないと定めています。これを超えて働いてもらうには、事業場の過半数労働組合（ない場合は労働者の過半数を代表する人）と書面で協定を結び、行政官庁に届け出ておく必要があります（労働基準法36条1項）。届出先は事業場を管轄する労働基準監督署です。

協定には、対象になる社員の範囲、対象期間（1年間）、時間外労働をさせることができる場合、1日・1か月・1年それぞれで延長できる時間を書きます（同条2項）。限度時間の範囲だけなら様式第9号、臨時的に超える可能性があるなら様式第9号の2で届け出ます。

協定を結んだだけでは足りず、届け出て初めて時間外労働をさせられます。届出のないまま8時間を超えて働かせると32条違反になり、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金の対象です（同法119条1号）。社員に申請を求めているのは、この届け出た枠を会社が守るためだと説明すると、手続きの意味が伝わります。

36協定で延長できる時間には限度があり、1か月について45時間、1年について360時間です（労働基準法36条3項・4項）。1年単位の変形労働時間制で対象期間を3か月超にしている事業場は、1か月42時間・1年320時間になります。

臨時的な特別の事情があるときに限り、特別条項でこの限度を超えられます。それでも、1か月について時間外労働と休日労働の合計が100時間未満、1年について時間外労働が720時間以内で、45時間を超えられるのは1年に6か月までです（同条5項）。さらに、2か月から6か月のどの平均をとっても、時間外労働と休日労働の合計が1か月あたり80時間を超えてはいけません（同条6項）。

この時間数は事業場ごとではなく社員1人ごとに数えます。誰の残業が何時間たまっているかを月の途中で知るには、申請と実績を集めるしかありません。「予算や決算の時期だから」のように、協定に書いた事由に当たる理由を申請書に書いてもらいます。

時間外労働に対しては、通常の労働時間の賃金の計算額に2割5分以上の率で計算した割増賃金を払います（労働基準法37条1項、平成6年政令第5号）。1か月の時間外労働が60時間を超えた分は5割以上です（同項ただし書）。この5割は、2023年4月1日からは中小企業にも適用されています。

法定休日に働いた分は3割5分以上、午後10時から午前5時までの深夜に働いた分は2割5分以上の割増になります（同条4項、同政令）。時間外労働が深夜に及べば、両方を足した率になります。

割増賃金の基礎になる賃金からは、家族手当、通勤手当などが除かれます（同条5項）。手当の名前だけでは決まらず、扶養家族の人数や通勤距離に応じて払っているかどうかで判断されます。

労働時間とは使用者の指揮命令下に置かれている時間をいい、明示または黙示の指示によって社員が業務に従事する時間は労働時間に当たります。厚生労働省のガイドラインは、労働時間に当たるかどうかは就業規則などの定めではなく、客観的に定まるとしています。申請がなかったという理由だけで、実際に働いた時間の賃金を払わずに済ませることはできません。

同じガイドラインは、自己申告制をとる場合に会社がすべきことも挙げています。申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、上限を超える申告を認めないなど、適正な申告を妨げる措置をとってはならないとされています。入退館の記録やパソコンの使用時間と申告に大きな開きがあるときは、実態を調べて時間を直すことも求められます。

そのため、事後申請の窓口を閉じない形にします。申請を忘れた日は【事後申請の方法】で【事後申請の期限】までに出してもらい、承認する人が記録と照らして確認する、という順序を決めておきます。

申請に書いてもらう項目は、残業する日、見込みの開始時刻と終了時刻、理由の3つで足ります。理由は「業務都合」ではなく、「月次決算の締め」のように何の仕事かが分かる言葉で書いてもらいます。36協定に書いた「労働時間を延長し、又は休日に労働させることができる場合」に当たるかを、承認する人が判断できるようにするためです。

見込みの時間は、その日の枠を決めるためのものです。実際に働いた時間が見込みと違ったときは、実績のほうで記録し、賃金もそちらで計算します。早く終わったのに申請どおりの時間を打刻する運用にしないよう、申請と実績を別の欄で持ちます。

深夜や法定休日にかかる見込みがあるときは、申請の段階で分かるようにしておくと、割増率の取り違えが減ります。【申請システム名】に項目がない場合は、備考欄でもかまいません。