退職した社員から退職証明書がほしいと言われたら

退職した人が、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由について証明書を請求した場合、会社は遅滞なく交付しなければなりません（労働基準法22条1項）。退職の事由が解雇のときは、その理由も証明の対象に含まれます。この5つ以外の項目、たとえば人事評価や勤怠の記録は、退職証明書の対象ではありません。

何日以内という日数は法律に書かれておらず、「遅滞なく」とされています。社内では発行までの日数を決めておき、依頼を受けたときに伝えます。交付の義務に違反すると、30万円以下の罰金の対象です（同法120条1号）。

この請求権の時効は2年です（同法115条）。退職から2年を過ぎた依頼に応じる義務はありませんが、記録が残っていれば発行して差し支えありません。どこまで応じるかを先に決めておくと、窓口で迷わずに済みます。

証明書には、本人が請求していない事項を書いてはいけません（労働基準法22条3項）。「退職の理由は書かないでほしい」と言われたら、書かずに発行します。会社の判断で、頼まれていない退職の事由や処分の記録を足すことはできません。

依頼を受けたら、5つの項目のうちどれが必要かを本人に確かめます。提出先から書式を指定されていることもあるので、指定の有無も聞きます。賃金を書く場合は、どの時点の金額を書くか（退職時の月額か、直近1年の支給額か）を決めておきます。

再就職を妨げる目的で、第三者と示し合わせて本人の国籍や信条、社会的身分、労働組合運動について連絡を取ることや、証明書に秘密の記号を書き入れる行為も禁じられています（同法22条4項）。また、解雇を予告された社員が退職日までの間に解雇の理由の証明書を請求したときも、遅滞なく交付します（同法22条2項）。

退職証明書の様式は、法律では定められていません。会社の様式を1つ作っておき、請求された項目だけを載せて発行します。様式には、本人の氏名と生年月日、発行日、会社名と代表者名または部署名を入れ、社印を押すかどうかを決めておきます。

項目を固定した用紙を使うと、請求されていない欄まで埋めてしまいがちです。項目ごとに差し替えられる作りにするか、使わない項目の行は削って印字します。空欄のまま残すと、提出先に「書けない事情がある」と受け取られることがあります。

転職先が海外の会社で、英文の証明書を求められることもあります。英文で出すかどうかは会社の判断です。出す場合は、記載する項目を日本語の様式と同じにそろえ、訳し方を先に決めておきます。

離職票は、失業給付の手続きで本人がハローワークに出す雇用保険の書類で、交付するのは公共職業安定所長です（雇用保険法施行規則17条1項）。会社は、被保険者でなくなった事実のあった日の翌日から10日以内に、資格喪失届を事業所の所在地を管轄する公共職業安定所に出します。離職票を希望する人の分には、離職証明書を添えます（同規則7条1項、3項）。交付された離職票は、会社を通じて本人に渡すこともできます（同規則17条2項）。

源泉徴収票は、年の途中で退職した人には、退職の日以後1か月以内に交付します（所得税法226条1項）。退職金を支払った場合の源泉徴収票も同じ期限です（同条2項）。

離職票と源泉徴収票は、請求がなくても会社側での手続きが必要です。退職証明書だけが、請求を受けてから発行する書類です。「離職票を送ったので退職証明書は不要なはず」と判断せず、請求があれば発行します。

退職した人は、社内の申請システムにも会社のメールにもログインできません。退職の手続きの案内に、退職後の問い合わせ先（部署名、電話番号、社外から送れるメールアドレス）を入れておきます。

受け付けるときは、本人からの依頼かどうかを確かめます。生年月日や在籍していた部署など、記録と照らせる項目を聞く方法を決めておきます。家族や転職先の会社から依頼が来たときに答えるかどうかも、先に決めておきます。

渡し方は、郵送とPDFのどちらにするかを本人に聞きます。郵送なら送り先の住所を、PDFなら送り先のメールアドレスを確かめます。いつ誰にどの項目を証明したかを記録に残しておくと、同じ人から再発行を頼まれたときに確認できます。