在宅勤務で社内のシステムに入れないと言われたら

社員に、会社と関係のない普通のWebサイトを開いてもらいます。開けなければ、自宅のWi-Fiや回線の問題です。ルーターの電源を入れ直す、会社が認めていればスマホのテザリングで試す、といった手順に移ります。

開けるけれど遅い、という場合は自宅の回線が混んでいるだけのこともあります。家族が動画を見ている時間帯だけつながりにくいなら、ルーターの近くに移る、有線でつなぐ、といった方法を案内します。

普通のサイトは開けるのに社内のシステムだけ入れない場合は、社外から社内に入る仕組みかログインの問題です。ここからはエラーの画面が手がかりになるので、画面の写真かスクリーンショットを送ってもらいます。

同じ時間帯に何人かから同じ相談が来ていれば、個人の環境ではなく、VPNの機器や社内システム側の障害を疑います。

社外から社内のシステムに入る方法は会社によって違います。総務省のテレワークセキュリティガイドラインは、方式を7種類に分けて解説しています。社内の問い合わせでよく出てくるのは次の3つです。

・パソコンに入れた接続ソフトで、社内のネットワークにつなぐ（VPN） ・会社にあるパソコンの画面を、自宅から操作する（リモートデスクトップ） ・Microsoft 365 や Google Workspace などのクラウドサービスに、直接ログインする

VPNなら、接続ソフトが「接続済み」になっているかを見てもらいます。つながらなければソフトを終了して起動し直し、それでもだめならパソコンを再起動します。リモートデスクトップなら、接続先の会社のパソコンの電源が切れていないか、スリープになっていないかを確かめます。

クラウドサービスだけで仕事をしている会社なら、VPNは要りません。社員が古い手順書を見て、今は使っていない接続ソフトを探していることもあります。

「認証に失敗しました」と出る場合は、入力ミスか、パスワードを変えた後に古いパスワードを入れている可能性があります。会社によっては、パソコンのログインとVPNで別のパスワードを使っています。パソコンの時計が大きくずれていて、認証に失敗することもあります。

スマホの認証アプリに確認の通知が届かない、機種変更して認証アプリが使えない、という場合は、認証方法の登録をやり直す必要があり、管理者の作業です。

逆に、身に覚えのない承認の通知が何度も届いているなら、誰かがその社員のパスワードで入ろうとしているおそれがあります。承認しないよう伝え、パスワードの変更と管理者への報告を進めます。

何人も同時につながらない、VPNの機器にエラーが出ている、という場合は、管理者か機器の保守業者に連絡します。

パスワードの変更、多要素認証の登録し直し、VPNのアカウントの発行も管理者の作業です。担当者に権限がなければ、社員から聞き取った内容をまとめて渡します。氏名、使っている端末、エラーの画面、起きた時刻がそろっていれば、管理者はすぐ作業に入れます。復旧を待つ間、クラウドのメールやチャットだけで進められる仕事がないかは、社員に上長と相談してもらいます。

VPNの機器は、ソフトウェアの更新を放置すると攻撃の入口になります。総務省のテレワークセキュリティガイドラインは、2020年に起きた事例を紹介しています。既知の脆弱性を放置したVPN機器が攻撃を受け、日本でも40社近くが不正アクセスを受けたというものです。「つながらない」という相談の件数と内容を記録しておくと、機器の更新や障害に早く気づく材料になります。