プリンターで印刷できないと言われたら

同じプリンターで他の人が印刷できていれば、原因はその社員のパソコン側にあります。誰も印刷できないなら、プリンター本体かネットワーク側です。この質問ひとつで、調べる場所が半分に絞れます。

あわせて、プリンター本体の操作パネルに何が表示されているかを聞きます。用紙切れ、トナー切れ、用紙づまり、カバーが開いている、といった表示なら、本体の画面の案内に沿って対処できます。

用紙づまりは、開ける場所を図で示してくれる機種もあります。無理に引っ張ると紙が破れて奥に残り、かえって直りにくくなります。ゆっくり引き抜くよう伝えます。

印刷の画面で、使いたいプリンターが選ばれているかを確かめてもらいます。以前使っていた別のフロアのプリンターや、PDFに保存する設定が選ばれたままのことがあります。別のプリンターに送ってしまった文書は、違う場所で紙のまま出ているかもしれません。社外秘の資料なら、社員に回収しに行ってもらいます。

選べているのに出てこない場合は、印刷待ちの一覧に止まったままの文書がないかを見ます。Windows は「設定」の「Bluetooth とデバイス」にある「プリンターとスキャナー」から開けます。Mac は「システム設定」の「プリンタとスキャナ」からです。エラーで止まった文書を削除してから、もう一度印刷してもらいます。

特定のファイルだけ印刷できない場合は、ファイルの側に原因があることもあります。別のファイルが印刷できるかを試してもらい、そのファイルだけ出ないなら、PDFに保存してから印刷する方法を案内します。

それでも出なければ、パソコンを再起動します。Wi-Fiにつなぎ直しただけで直ることもあります。社員証をかざすか暗証番号を入れてから印刷が始まる複合機では、その操作を忘れているだけのこともあります。

プリンターが一覧に出てこない場合は、社員のパソコンが社内のネットワークにつながっていない可能性があります。来客用のWi-Fiや、スマホのテザリングにつないでいると、社内のプリンターは見えません。

初めて使うプリンターなら、ドライバー（プリンターを動かすためのソフト）の追加が必要な場合があります。管理者の権限がないと入れられない会社では、社員に探させず、担当者か管理者が設定します。メーカーの公式サイト以外から入手したドライバーは使いません。

Mac では、プリンターを追加するときに「AirPrint」と表示されることがあります。メーカーのドライバーがなくても印刷できますが、使えない機能が出る場合もあります。会社でどちらを使うかを決めておきます。

在宅勤務のパソコンから会社のプリンターに直接印刷できるかは、会社の仕組み次第です。できない構成もあるので、社内のルールを先に確かめてから答えます。

誰も印刷できない状態で、本体にエラー番号が出ている、電源が入らない、異音がする場合は、保守業者に連絡します。複合機はリース契約に保守が含まれている場合があり、連絡先は本体に貼られたシールや契約書でわかります。エラー番号と機械番号を控えてから電話すると、やりとりが短く済みます。

プリンターのネットワーク設定や、スキャンした文書の送り先の設定は、管理画面から行う作業です。IPA の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は、複合機の設定の誤りに注意を促しています。ネットワークにつながった複合機の設定を間違えて、無関係な人に情報を覗き見られるトラブルが増えているためです。設定の変更は、管理者か業者に任せます。