共有フォルダが開けないと言われたら

画面に出たメッセージを、そのまま教えてもらいます。

・「アクセス権がありません」「アクセスを要求」などと出る場合は、権限の問題 ・「見つかりません」「移動または削除された可能性があります」などと出る場合は、場所の問題 ・「ネットワーク パスが見つかりません」と出る場合や、何も反応しない場合は、接続の問題

共有フォルダが社内のファイルサーバーにあるのか、SharePoint や Google ドライブの共有ドライブのようなクラウドにあるのかも確かめます。社員はどちらも「共有フォルダ」と呼ぶので、フォルダのアドレスやリンクを送ってもらうと確実です。

クラウドでは、ファイル単位の共有とフォルダ単位の共有が混ざっています。ファイルのリンクだけを受け取っていた社員は、そのファイルを含むフォルダ全体を開く権限を持っていないことがあります。

昨日まで開けたのに見つからない場合は、フォルダの名前が変わったか、別の場所に移された可能性があります。同じ部署の人に開けるか聞いてもらい、開ける人がいれば、今のリンクを送ってもらいます。

社内のファイルサーバーの場合、来客用のWi-Fiや社外からは見えません。在宅勤務なら、VPNにつながっているかを確かめます。Windows は、エクスプローラーのアドレス欄に「\\サーバー名\フォルダ名」の形で入れ直すと開けることがあります。Mac は Finder の「移動」メニューにある「サーバへ接続」から入ります。Mac では「\\」で始まるアドレスは使えないので、「smb://サーバー名/フォルダ名」の形に書き換えます。

クラウドの場合は、会社のアカウントでログインしているかを見ます。ブラウザに個人のアカウントでログインしたままだと、権限があっても「アクセス権がありません」と出ます。Google や Microsoft の個人のアカウントを、同じブラウザで使っている場合に起こります。

権限が足りない場合も、担当者がすぐに付けるのではなく、そのフォルダを管理している部署や人の了承を取ります。人事評価や給与の資料など、見られる人を絞っているフォルダがあるからです。

クラウドの共有ドライブには、「アクセスを要求」のボタンから持ち主に依頼が届く仕組みがあります。社員にはそのボタンを押してもらい、持ち主の承認を待ってもらいます。持ち主が退職や異動でいない場合は、管理者に回します。

権限を付けても、社員の画面にすぐには反映されないことがあります。いったんログアウトして入り直す、パソコンを再起動する、といった操作を案内します。

異動した社員なら、新しい部署の権限を付けるときに、前の部署の権限を外すかも確かめます。付け足すだけにしていると、見られる範囲が広がり続けます。

調べる途中で、社員全員が見られる設定や、社外の人も開けるリンクが見つかることがあります。その場合は権限の追加より先に、見られる範囲を狭める対応を管理者に頼みます。社外の人が実際に開いた可能性があるなら、個人情報の責任者にも知らせます。

IPA の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は、データ保管などのウェブサービスの共有設定の誤りに注意を促しています。設定を間違えて、無関係な人に情報を覗き見られるトラブルが増えているためです。共有設定の見直しは、同じガイドラインで最初に取り組む対策のひとつに入っています。

ファイルサーバーそのものが止まっていて誰も開けない場合は、サーバーの障害です。管理者か保守業者に連絡し、社員には復旧の見込みを知らせます。