ソフトをインストールしていいか聞かれたら

許可済みソフトの一覧があれば、そこに載っているかを見ます。載っていれば、社内での入れ方（配布用のページや、管理者による一括配布など）を案内します。

一覧がない会社は、この相談をきっかけに作り始めると、次から同じ質問に答えやすくなります。最初は、会社で契約しているソフトと、申請がよく来るソフトを並べるだけで足ります。

あわせて、何のために使いたいのかを聞きます。PDFを編集したい、画像を小さくしたい、といった目的なら、新しいソフトは要らないかもしれません。Microsoft 365 や Google Workspace など、契約済みのサービスの機能で済むこともあります。

一覧にないソフトは、ソフト名、入手先のURL、使いたい理由、使う人数を申請してもらいます。判断するときは主に次の点を見ます。

・提供元がはっきりしていて、今も更新が続いているか ・会社のファイルや顧客の情報を、外部のサーバーに送る仕組みがないか ・無料なのは個人で使う場合だけで、会社で使うと有料にならないか

IPA の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は、OSやソフトウェアを古いまま放置する危険を指摘しています。セキュリティ上の問題点が解決されず、それを悪用したウイルスに感染するおそれがあるためです。更新が止まったソフトは、便利でも入れない判断になります。

取引先から指定されたWeb会議のアプリは、パソコンに入れなくてもブラウザから参加できる場合があります。まずブラウザで参加できるか試してもらい、できなければ申請してもらいます。アプリを入れる場合も、メールで届いたリンクからではなく、提供元の公式サイトやアプリストアから入手してもらいます。

ブラウザの拡張機能は、ソフトほど意識されずに追加されがちです。表示しているページの内容を読み取れるものもあるので、会社のパソコンでは申請の対象に含めます。

「パソコンを高速化する」「ウイルスを駆除する」とうたう画面からソフトを入れようとしている場合は、偽の警告画面から誘導されていないかを聞きます。IPA は、偽の警告画面から電話をかけさせ、遠隔操作ソフトを入れさせる手口に注意を呼びかけています。

許可のないソフトを入れていたと、後からわかることもあります。怒られると思うと社員は黙ってしまうので、正直に言ってもらえる受け答えにします。

ソフト名、入れた日、入手先を聞き、問題がないかを確かめます。入手先がわからない、入れてから動きがおかしい、見覚えのない画面が出る、という場合はウイルス感染を疑い、管理者に回します。問題のないソフトなら、正式に申請してもらって一覧に加えます。社員が自分で消した場合も、何を入れていたかは報告してもらいます。

許可したソフトは、ソフト名、許可した日、使う人、ライセンスの種類と期限を記録します。記録がないと、有料ソフトの契約の更新を忘れたり、退職者の分のライセンス料を払い続けたりします。

一覧は社員が見られる場所に置きます。同じソフトの申請が来るたびに一から調べずに済み、社員も申請の前に自分で確かめられます。

同ガイドラインでも、ソフトウェアに修正プログラムを適用するか、最新版を使うよう求めています。許可済みのソフトも、更新が続いているかを年に1回など時期を決めて見直します。