自分のスマホで会社のメールを見たいと言われたら

私物の端末を仕事に使うことを、BYOD（Bring Your Own Device）と呼びます。認めるかどうか、認める場合の条件は、情報セキュリティの規程などで決めているはずです。規程に書かれていなければ、担当者が個別に許可せず、管理者と決めてから答えます。

総務省のテレワークセキュリティガイドラインは、私物の端末では十分な管理ができないとしています。データを端末に保存できてしまう、ウイルス対策ソフトのインストールを強制できない、といった理由からです。そのうえで、起こりうるリスクを受け入れられるか評価してから、利用を認めるかを決めるよう示しています。

利用を認める場合も、どんなスマホでもよいわけではありません。総務省の同じガイドラインは、メーカーのサポートが終わった端末やソフトウェアを使わないよう求めています。スマホやタブレットの制限を不正に解除（いわゆる脱獄やroot化）して改造しないことも挙げています。

申請を受けたら、OSが更新を受けられるバージョンか、画面ロックを設定しているか、家族と共用していないかを社員に確かめてもらいます。古い機種でOSの更新が止まっている場合は、会社のメールを入れる対象から外します。

私物のスマホで会社のメールを見る方法は、主に3つあります。

・ブラウザで Microsoft 365 や Google Workspace にログインして見る ・会社が指定したアプリ（Outlook や Gmail のアプリなど）に会社のアカウントを追加する ・端末管理の仕組みに登録してから使う

端末管理の仕組みは、Microsoft 365 なら Intune、Google Workspace ならエンドポイント管理があります。会社のデータだけを遠隔で消す、会社のアプリから私用のアプリへのコピーを制限する、といった設定ができます。どこまで求めるかは、会社が決めた条件に合わせます。

スマホの標準のメールアプリにパスワードを入れて設定する方法は、会社側で管理できないことがあります。許可している方法以外は使わないよう伝えます。

社員がいちばん気にするのは、私生活を会社に見られるかどうかです。会社が管理画面で見られる範囲は、使う仕組みや設定によって違います。見られる情報の多くは端末の機種やOSのバージョン、会社のアプリの状態などで、写真や私用のメッセージを見るための仕組みではありません。

ただし、端末全体を管理の対象にする設定では、紛失したときに端末全体を初期化できる場合があります。登録してもらう前に、会社が見られる情報と、消去される範囲を書面で示しておくと、後から揉めずに済みます。

「位置情報も見られるのか」と聞かれることもあります。これも仕組みと設定次第です。担当者が一度、管理画面で実際に何が表示されるかを見ておくと、自信を持って答えられます。

私物のスマホでも、会社のメールを見られる状態でなくした場合は、会社の端末と同じようにすぐ報告してもらいます。会社のアカウントのパスワード変更やログイン状態の解除は、管理者が管理画面から行えます。

退職や異動のときは、アプリから会社のアカウントを削除してもらい、管理者側でも端末の登録を外します。消し忘れると、辞めたあとも会社のメールを見られる状態が残ります。退職の手続きの一覧に、私物の端末の登録解除を入れておきます。通信費や端末代を会社が負担するかもよく聞かれるので、答えを用意しておきます。