新しいパソコンの初期設定を聞かれたら

初期設定という言葉は、会社によって指す範囲が違います。パソコンを箱から出して業務に使えるようにするまでには、いくつもの作業が入ります。資産台帳への登録、会社アカウントの割り当て、OSとソフトの更新、ウイルス対策ソフトの確認、業務ソフトの用意、ファイルの移行、プリンターなど周辺機器の接続です。

このうち担当者側で先に済ませるものと、社員の手元でやってもらうものを決めて、1枚の手順書にしておきます。社員が知りたいのは「自分は何をどの順でやるのか」なので、手順書の番号を伝えるだけで案内が済みます。手順書がないと人によって設定の中身が変わり、あとから問い合わせを受けたときに、その端末に何が入っているか分かりません。

IPAは対策の基本として、パソコンのOSや各種ソフトに修正プログラムを適用し、最新のバージョンに更新することを挙げています。あわせて、ウイルス対策ソフトの定義ファイル（パターンファイル）を常に最新の状態に保つよう求めています。箱から出したばかりのパソコンは、工場で作られてから時間がたっているので、更新がたまっています。

更新には再起動が何度も入り、回線の速さによっては数十分から数時間かかります。「受け取った日の午前は更新に使ってください」と先に伝えておけば、その日に仕事が止まったという話になりません。更新作業が終わったら、更新が自動で適用される設定になっているか、ウイルス対策ソフトが動いているかを、社員の画面で一緒に確かめます。

IPAは企業や組織で働く人向けの対策として、パスワードに大小英字、数字および記号を混在させて最低でも10文字にすることを挙げています。ほかのサービスとパスワードを使い回さないこと、離席のときに画面をロックすることも、同じ対策に並んでいます。初期設定はパスワードを最初に決める場面なので、ここで決まりを伝えるのが一番早いです。

総務省は、パスワードの定期的な変更は不要で、流出が分かったときに速やかに変更するという考え方を示しています。「3か月ごとに変えてください」と案内してきた会社にとっては、決まりを見直す機会になります。多要素認証を使っている会社では、初期設定の流れの中で登録まで終わらせてもらいます。

クラウドにファイルを置いている会社では、新しいパソコンで会社のアカウントにサインインすれば、同じファイルが見えます。Microsoftは、OneDriveを使う場合の手順として、前のパソコンと同じアカウントでサインインしてファイルを開く方法を案内しています。デスクトップ、ドキュメント、画像のフォルダーをバックアップの対象に選ぶ設定も載っています。

パソコン同士をつないで設定ごと移したいと言われることもあります。ただ、Windowsの「新しいPCに情報を転送する」機能は使えなくなっていて、Microsoftは代わりにWindowsバックアップと復元を使うよう案内しています。

どの方法でも、クラウドに保存されないデータや設定が手元に残ります。パソコンに保存したメールのデータファイル、ブラウザのブックマークと保存したパスワード、単語の辞書登録、印刷の設定です。業務ソフトの入れ直しも必要になります。移行の案内には、この一覧を付けておきます。

移行が終わったあとも古いパソコンを手元に置いたままにすると、更新されない端末が社内に残ります。新しいパソコンを渡すときに、いつまでにどこへ返すかを一緒に伝えます。

返す前の確認は、社員に依頼します。手元に残したファイルを移したか、ブラウザに保存したパスワードを消したか、電源アダプターなどの付属品がそろっているかを確かめてもらいます。担当者側では、資産台帳の持ち主を書き換え、ソフトのライセンスを新しい端末に付け替え、回収した端末の初期化や、廃棄の手配をします。