領収書の宛名を何と書いてもらえばいいか聞かれたら

消費税の仕入税額控除に使う適格請求書（インボイス）には、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称を書くことが決まっています。領収書の宛名に入るのは、立て替えた社員の名前ではなく、会社の名前です。

社員には、会社の正式名称をそのまま伝えてもらいます。「株式会社」を「(株)」と略したり、通称で書いてもらったりすると、あとで確認の手間が増えます。前株か後株か、支店名や事業所名まで入れるかは会社ごとに違うので、聞かれたらすぐ返せるように、正式名称を控えておきます。

同じ質問が続くようなら、正式名称をそのまま読み上げられる形で、社内FAQや経費精算の画面に載せておきます。「お店にはこうお伝えください」と1行あるだけで、レジの前で迷う社員は減ります。

不特定かつ多数の人を相手に商売をするお店は、適格請求書に代えて、記載事項を簡単にした適格簡易請求書を交付できます。対象になるのは、小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業、駐車場業などです。適格簡易請求書には、書類の交付を受ける事業者の氏名または名称、つまり宛名の記載が要りません。国税庁のQ&Aは、手書きの領収書でも宛名は省略でき、「上様」と書かれていてもよいとしています。

スーパーで買った文房具のレシート、飲食店の領収書、タクシーの領収書は、宛名がなくてもそのまま保存できます。社員から「宛名を書いてもらえませんでした」と相談されたら、どんなお店かを聞いて、この範囲なら「そのままで大丈夫です」と返します。

一方、事務用品の卸売やシステムの保守のように、相手を確かめて個別に取引する会社からは、宛名の入った請求書や領収書を受け取ります。

社員が立て替えて買ったとき、レシートの宛名に社員の名前が入っていることがあります。国税庁のQ&Aでは、控除を受ける会社以外の名前が宛名に書かれていると、そのままでは仕入税額控除に使えないとしています。

ただし、その社員が会社に所属していることがわかる社員名簿などをあわせて保存していれば、控除して差し支えないとされています。名簿で特定できないときは、社員が作った立替金精算書も受け取って保存します。名簿を保存している会社なら、社員には「宛名がご自分の名前でも、そのまま出してください」と伝えて差し支えありません。

社員が気をきかせて会社名に書き直してしまうこともあります。手で直した宛名は、お店が書いたものではありません。書き直さずに出すよう、あらかじめ伝えておきます。

宛名が空欄のまま渡されると、社員が気をきかせて会社名を書き込むことがあります。国税庁のQ&Aでは、受け取った側が記載事項の誤りを自分で追記したり修正したりすることは原則としてできないとしています。正しくは、お店に修正した領収書を出し直してもらいます。

もう一つの方法として、買手が作った仕入明細書などに修正した内容を書き、お店の確認を受けたうえで保存するやり方も示されています。これは社員に頼むことではないので、経理で処理します。社員には「空欄でも書き足さずに出してください」と伝えておくと、あとの確認が楽になります。

基準期間の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5,000万円以下の会社には、少額特例があります。2029年9月30日までに行う税込1万円未満の課税仕入れなら、一定の事項を書いた帳簿の保存だけで仕入税額控除ができます。宛名を確かめる場面は、その分だけ減ります。

ただし、会社の経費として支払った記録は別に必要なので、領収書そのものは社内の規程どおりに提出してもらいます。自社が少額特例の対象になるかは、経理の責任者に確認しておきます。