領収書はスマホで撮れば捨てていいか聞かれたら

紙の領収書を画像で保存し、原本を処分できるのは、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして保存している場合です。スキャナ保存は、紙で保存する代わりに会社が選んで使える方法で、すべての会社に義務づけられているわけではありません。

経費精算システムに写真を添付していても、会社がスキャナ保存の要件に沿った運用をしていなければ、紙の原本の保存が必要です。社員への答えは、自社がどちらの運用かによって正反対になります。答える前に、自社の運用を経理の責任者に確かめておきます。

同じ会社の中でも、紙の領収書は原本を経理に集め、請求書だけスキャナ保存している、というように書類ごとに運用が違うことがあります。領収書について聞かれたときは、領収書の運用を答えます。

国税庁の一問一答（令和8年7月）では、スマートフォンやデジタルカメラも「スキャナ」に含まれるとされています。社員の私物の機器を使うことにも、法令上の制約はありません。

読み取りの条件は、200dpi以上の解像度と、赤・緑・青それぞれ256階調以上のカラーです。スマートフォンの場合は、書類の大きさと画素数で判断します。A4の書類なら約387万画素以上が必要です。画像の情報に「72dpi」と表示されることがありますが、これは規格上の表示で、実際の解像度を示しているとは限りません。

社員には「影や指が写り込まないように、明るい場所で全体を撮る」のように、具体的な撮り方を案内します。

撮影しただけでは足りません。決められた期間内に、タイムスタンプを付けるか、訂正や削除の履歴が残るシステムに保存する必要があります。

領収書の入力期限は、受け取ってからおおむね7営業日以内が基本です。事務処理の規程を定めていれば、最長2か月の業務サイクルが過ぎたあと、おおむね7営業日以内の入力でも認められます。

このほか、取引年月日・金額・取引先で検索できること、領収書などの書類は帳簿との関連が確認できることなどの要件があります。市販の経費精算システムにはこれらに対応した機能を持つものがありますが、会社がその機能を使う設定と運用をしているかは別に確かめます。

スキャナ保存の要件に沿って保存している場合は、読み取ったあとに画像と紙を見比べます。同じ内容であることを確かめれば、紙はすぐに捨ててかまいません。折れ曲がりで隠れた部分がないかも確かめます。以前は定期的な検査のために原本を残す仕組みがありましたが、2022年1月1日以後に保存する書類からはなくなりました。

ただし、入力の期限を過ぎてしまった領収書は、要件を満たさないので紙のまま保存します。社員には「撮影して、写りを確かめてから捨てる。期限を過ぎたものは捨てずに経理へ出す」と伝えます。

ネット通販やアプリで受け取ったPDFの領収書は、スキャナ保存ではなく、電子取引のデータとして扱います。法人税の保存義務がある会社は、紙に印刷しても、データを消すことはできません。データのまま、決められた方法で保存します。

社員は、紙の領収書を撮影する場合と、最初からデータで届いた領収書の違いを意識していないことがあります。問い合わせへの返事では、データで届いたものはPDFのまま経費精算システムに添付するよう、あわせて伝えます。

サイトによって、領収書の受け取り方は違います。PDFでダウンロードできる場合は、そのファイルを保存します。画面にだけ表示される場合は、その画面のスクリーンショットを保存する方法も、国税庁の一問一答で示されています。どちらで出してもらうかを社内で決め、よく使うサイトごとに取り方を案内しておきます。