法人カードで経費にならない買い物をしてしまったと言われたら

法人カードの私的な利用は、気づいた日に申し出てもらうと一番早く終わります。カード会社の締め日より前なら、請求が来る前に処理の準備ができます。社員には、支払った日、店の名前、金額の3つを伝えてもらいます。ネットの買い物なら、注文確認のメールを転送してもらうと金額が確実に分かります。

連絡を受けた経理は、まず金額を確定させます。申し出が遅れるほど、利用明細に理由の分からない支払いが残り、月末の照合が止まります。社内では「間違えたらすぐ連絡する」という扱いにしておくと、社員が支払いを黙って抱え込む事態を防げます。

返金は、現金で受け取るか、本人の口座から会社の口座へ振り込んでもらうのが基本です。経理の処理では、返金を受けるまでの金額を立替金や未収入金として残し、入金があったときに消します。経費精算システムには登録させません。いったん登録してあとから取り消す運用にすると、取り消し漏れがそのまま経費に残ります。

消費税の集計からも外します。国税庁のタックスアンサーNo.6451は、課税仕入れを「事業者が、事業として」資産の譲り受けや借り受けを行うこと、または役務の提供を受けることだと説明しています。私的な買い物はこれに当たらないため、仕入税額控除の対象になりません。

「給料から引いてください」と社員から言われることがあります。賃金から差し引くときは、労働基準法第24条の定めを確認します。同条は賃金の全額払いを定めています。一部を控除して支払えるのは、法令に別段の定めがある場合か、その事業場の労働者の過半数で組織する労働組合（ないときは労働者の過半数を代表する者）との書面による協定がある場合です。

自社の労使協定にこの種の控除の定めがあるかを、人事と一緒に確認します。定めがなければ、本人が同意していても給与からは引かず、現金か振込で返金してもらいます。給与から控除できる会社でも、いつの給与からいくら引くのかを本人に伝えてから処理します。

返金されないままにすると、税金の扱いが変わります。国税庁のタックスアンサーNo.2508は、個人的債務を免除または負担したことによる経済的利益を現物給与の例に挙げ、現物給与は原則として給与所得の収入金額になるとしています。会社が負担したままにすると、その金額は社員への給与として源泉徴収の対象になります。

相手が役員のときは、法人税の扱いも関わります。タックスアンサーNo.5211は、役員に支給する給与のうち、定期同額給与、事前確定届出給与、一定の業績連動給与のいずれにも当たらないものの額は損金の額に算入されないとしています。金額が大きいときや役員が関わるときは、顧問税理士に処理を確認してから本人に答えます。

同じ社員が何度も間違えるときは、本人への注意だけで終わらせません。法人カードと個人のカードの見た目が似ていると、ネットの決済画面で選び間違いが起きます。カードケースを分ける、ブラウザや買い物サイトに保存した個人のカード情報を消す、といった方法で間違いを減らせます。

月に1回、カードを持つ社員に自分の利用明細を確認してもらう運用にすると、間違いが翌月までに見つかります。意図して私的に使っていた場合は、返金とは別に、社内規程に沿った対応を人事と相談します。