少額の備品を自分で買ってよいか聞かれたら

立て替えで買ってよいかは、金額と品目の2つで線を引くと答えやすくなります。「税込3,000円まではその場で買ってよい」「それを超えるものは先に申請」のように決めます。金額が小さくても、パソコンにつなぐ機器や会社の印鑑のように、情シスや総務の確認が要るものは品目で分けます。

会社が請求書払いで買える取引先や、法人カードを貸し出す仕組みがあるなら、そちらを先に案内します。社員が立て替えると、精算の手間と振込までの時間がかかります。同じものを各自がばらばらに買って、単価が上がることもあります。社内FAQには、金額の線と、申請が要る品目の一覧を並べて載せます。

税務上、取得価額が10万円未満の備品や、使用可能期間が1年未満のものは、事業に使い始めた事業年度に全額を費用として処理できます。国税庁のタックスアンサーNo.5403は、この判定を「通常1単位として取引されるその単位ごと」に行うとしています。応接セットはテーブルと椅子の1組で、カーテンは部屋ごとの合計額で10万円未満かを見ます。

社員が安いものだと思って買っても、1組で機能するものは合計で10万円を超えることがあります。取得価額が20万円未満のものは、一括償却資産として3年で償却する方法も選べます。10万円を超えそうな買い物は、買う前に経理へ相談してもらうよう伝えておきます。

小売業や飲食店業、タクシーなどを営む事業者が交付する書類は、適格請求書より記載の少ない形式が認められています。国税庁のタックスアンサーNo.6625では、これらの事業者が交付する書類について、適用税率と消費税額等はどちらか一方の記載があればよいとしています。また、書類を受け取る事業者の名称の記載は不要です。

家電量販店やコンビニのレシートは、宛名がないままでも精算に使えます。レジで「会社名を書いてください」と頼み直す必要はありません。社員に伝えるのは、レシートを捨てずに持ち帰ってもらうことだけです。店名、日付、品目、金額、登録番号が印字されているかは、精算のときに経理が確認します。

登録番号のないレシートや、レシートが出ない買い物もあります。基準期間の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5,000万円以下の会社には少額特例があります。2029年9月30日までの税込1万円未満の課税仕入れなら、帳簿のみの保存で仕入税額控除ができます。相手が適格請求書発行事業者でなくても対象です（国税庁のQ&A問111）。

自社が少額特例の対象かは、経理の責任者に確認しておきます。社員への返事で、消費税の扱いまで説明する必要はありません。レシートを受け取り、何をいくらで買ったかがわかるようにしてもらえば足ります。

立て替えを認めるときは、いつまでに精算するかを一緒に伝えます。月をまたぐと、どの月の費用にするかで処理が変わります。領収書やレシートは、法人税の帳簿書類として、確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が必要です（国税庁のタックスアンサーNo.5930）。社員が手元に置いたままにしないよう、提出の期限を決めておきます。

通販で買う場合は、社員個人のアカウントを使ってよいかも決めておきます。個人のアカウントだと、ポイントが本人に付き、保証や交換のやりとりも本人が行うことになります。会社のアカウントで買う経路を用意しておくと、この迷いがなくなります。