経費精算のお金はいつ振り込まれるか聞かれたら

立て替えた経費をいつ振り込むかを定めた法律はありません。労働基準法第24条第2項は「賃金は、毎月一回以上、一定の期日を定めて支払わなければならない」と定めていますが、これは賃金についての決まりです。同法第11条の賃金は「労働の対償として使用者が労働者に支払うすべてのもの」で、社員が会社のために払ったお金の返金はこれにあたりません。

そのため、振込日は会社の経費精算規程や給与規程で決めます。給与と同じ日に振り込む会社が多く、経費精算の分だけ別の日に振り込む会社もあります。答えるときは、規程に書かれた日付をそのまま伝えます。

振込日が規程に書かれていない会社もあります。その場合は経理の責任者に確認し、決まった答えを社内FAQに残しておくと、次に聞かれたときに迷いません。

給与と同じ日に振り込む会社では、振込の事務が月に1回で済みます。社員の口座には給与と合わせた金額が1件で入るので、「いくら戻ってきたのか分からない」という質問が出ます。給与明細のどこに経費精算の金額が出るかを、振込日と一緒に案内します。

経費精算の分だけ別の日に振り込む会社では、申請から振込までが短くなります。そのかわり振込の回数と手数料が増え、社員には月に複数回ある振込日を覚えてもらうことになります。通帳に出る会社名の表示が給与と同じだと、どちらの入金か分からないという質問も来ます。

どちらの方法でも、社員に伝えることは、いつ振り込まれるかと、どこを見れば金額が分かるかの2つです。

振込日だけを答えると、「昨日出した分は今月に入りますか」と続けて聞かれます。振込日と、その振込に乗る申請の締め日をセットで答えます。

申請してすぐ振り込まれるわけではありません。締め日までに出された申請を上長が承認し、経理が内容を確認して金額を確定したうえで、振込の手続きをします。この間に数日から2週間ほどかかります。締め日に間に合わなかった分と、承認が済んでいない分は次の振込に回ります。

実際に遅れる原因で多いのは、上長の承認が止まっていることです。経理が止めているように見えても、申請が承認待ちのまま経理に届いていない場合があります。申請の状態をどこで確認できるかも社員に伝えておくと、同じ問い合わせが減ります。

会社が負担すべき費用を社員が立て替えた分の返金は、社員の所得ではありません。所得税は引かれず、源泉徴収の対象にもなりません。健康保険法第3条第5項の報酬は「労働の対償として受けるすべてのもの」なので、健康保険料の計算のもとになる金額にも入りません。

出張の旅費や宿泊費も、所得税法第9条第1項第4号により、その旅行について通常必要であると認められるものは所得税がかかりません。ただし、実費ではなく定額で払う日当は、通常必要と認められる範囲を超える部分が給与として課税されます。自社の日当の金額がこの範囲に収まっているかは、経理の責任者に確認します。

「振込額が申請した金額より少ない」と言われたときは、給与と合わせて振り込んでいて、給与の分から所得税や社会保険料が引かれているだけのことが多いです。給与明細のどの欄に経費精算の金額が出るかを示しながら、申請額のまま振り込まれていることを確かめます。

申請が出ているか、承認が済んでいるか、締め日に間に合っていたか、どの振込に乗ったか、口座情報が正しいか、の順で見ます。社員は出したつもりでも、下書きのまま残っていることがあります。

申請も承認も済んでいて締め日にも間に合っているなら、振込の記録で入金を確かめます。給与と合わせて振り込んでいる会社では、総支給額に混ざって見えないだけという場合がほとんどです。

口座情報の誤りで振込が戻ってきているときは、次の振込日まで待ってもらうことになります。この場合は、いつ振り込めるかを先に伝えます。金額が大きくカードの引き落としに間に合わないという相談であれば、前払いの仕組みがあるかどうかも案内します。