仕事で使うネットのサービスを会社のお金で契約してよいか聞かれたら

最初に見るのは、やりたいことが今あるサービスでできないかです。会社で契約しているサービスに同じ機能が入っていて、使える権限を渡すだけで済むことがよくあります。

契約しているサービスと、誰が使えるかを一覧にしておくと、この確認が数分で終わります。一覧がない会社では、まず請求書とカードの明細から、毎月払っているサービスを書き出すところから始めます。同じ用途のサービスを部署ごとに別々に契約していると、費用が重なるうえ、退職した人のアカウントが残りやすくなります。

社員が自分のメールアドレスとカードで契約すると、支払いは精算できても、契約そのものは個人に残ります。その人が異動や退職をしたときに、データの取り出しも引き継ぎもできません。解約の連絡も本人しかできません。

申し込みは会社のメールアドレスで行い、支払いは会社のカードか請求書払いにしてもらいます。会社のカードを貸せるかどうかは、カードの貸与の条件で決まります。どうしても個人で立て替える場合は、アカウントの名義を会社のメールアドレスに変えてもらい、支払い方法もあとで会社のものに切り替える前提で認めます。

料金が安いサービスでも、顧客の名簿や社員の個人情報を置くなら、確認する項目は増えます。IPAの「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」では、取り扱う情報の重要度、管理する担当者を決めること、使える人の範囲が、確認する項目に挙げられています。利用が終わったときのデータの扱いと、データが保存される国も、同じ一覧に入っています。

申請の様式に「そのサービスに置く情報」の欄を作っておくと、情シスの確認が要るかどうかを担当者が判断できます。社内の資料を読み込ませるAIのサービスは、入れた内容が学習に使われるかどうかで扱いが変わるので、設定の画面と利用規約の記載まで見てもらいます。

月額のサービスは、解約するまで毎月引き落とされます。申請の時点で、いつまで使うのか、誰が更新を見るのかを決めておきます。使う人が1人だけのサービスは、その人が異動したときに支払いが続きやすいので、契約した部署と担当者を記録します。

領収書は郵送されず、サービスの画面からダウンロードする形がほとんどです。クラウドサービスから受け取った請求書や領収書のデータは電子取引に当たるので、印刷して紙で保管するのではなく、データのまま保存してもらいます。紙に印刷したものだけを提出させると、保存方法が要件を満たしません。

年払いを選ぶと1回の金額は下がりますが、払った時点ではまだ受けていない分が含まれます。1年以内に提供を受ける分の前払費用は、その金額を継続して支払った事業年度の損金にしているときは、支払った時点で損金にできます（国税庁 No.5380）。この扱いを使っていない会社では期間で分けるので、年払いにしてよいかは経理の判断を挟みます。

海外の会社のサービスでも、インターネットを通じて国内の事業者が受けるものは、国内取引として消費税の対象になります。そのうち広告の配信のように、受ける相手が通常は事業者に限られるものは、受け取った国内の会社が「特定課税仕入れ」として申告します（リバースチャージ方式）。ただし一般課税で、その課税期間の課税売上割合が95パーセント以上の場合などは、当分の間、特定課税仕入れはなかったものとされます。ドル建ての請求書が出てきたら、社員に判断させず経理で引き取ります。