小口現金の精算書の書き方を聞かれたら

消費税の仕入税額控除を受けるには、法定事項を記載した帳簿と請求書等の両方を保存することが要件になっています。帳簿に書くのは、課税仕入れの相手方の氏名または名称、課税仕入れを行った年月日、課税仕入れに係る資産または役務の内容、支払対価の額の4つです。精算書にこの4つがそろっていれば、経理はそのまま帳簿に起こせます。

内容の欄が「雑費」「備品」だけだと、何を買ったのかが帳簿に残りません。「来客用のペットボトルのお茶6本」のように品目で書いてもらいます。飲食料品のように軽減税率の対象になるものを買ったときは、帳簿にその旨も書く必要があるので、同じ精算書に食べ物と文房具を混ぜないよう頼んでおきます。

小売業のように不特定かつ多数の人に売る事業では、適格簡易請求書を交付できます。記載事項は、登録番号、取引の年月日、内容、税率ごとに区分した合計額、消費税額等または適用税率で、宛名は入りません。コンビニやスーパーのレシートはそのまま添えてよく、レジで手書きの領収書を書いてもらい直す必要はありません。

登録番号が印字されていないレシートは、適格請求書等に当たらないので、仕入税額控除の扱いが変わります。社員に書き直してもらうことはできないので、経理で区別して処理します。感熱紙のレシートは時間がたつと字が消えるため、提出のときにコピーを取るか、画像で出す運用にしておきます。

領収書の交付を受けることが難しい取引には、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められるものがあります。主な対象は、税込3万円未満の公共交通機関による旅客の運送と、税込3万円未満の自動販売機や自動サービス機からの購入です。ほかに、郵便ポストに差し出す郵便で切手類だけを対価とするものと、社員に支給する通常必要と認められる出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当が入ります。

この場合の帳簿には、特例に当たる旨と、相手方の住所または所在地（一定の課税仕入れでは記載が不要）を書くことになります。精算書の側で乗った区間や自動販売機の設置場所を書いてもらうと、経理が後から埋める手間がなくなります。

基準期間の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5,000万円以下の会社には特例があります。2023年10月1日から2029年9月30日までに行った税込1万円未満の課税仕入れについて、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。自社が対象かは経理で確かめます。対象であっても、レシートを添えてもらう運用はそのまま続けるほうが、後から支払いの中身を確かめられます。

小口現金は、使った分だけ補充して手元の残高を一定に戻す方法で回している会社が多いので、記録が1つ抜けると残高が合わなくなります。現金を渡すときに精算書へ受領のサインか押印をもらい、現金出納帳に日付、相手、内容、金額、残高を書きます。

金庫の現金を数えて出納帳の残高と合わせる作業は、1日の終わりか週に1回と決めて続けます。合わないときにたどれるのは、記録が残っている範囲だけです。現金を渡せる時間を決めて社内に知らせておくと、担当者が席にいない時間に来て渡せないことが減ります。

書き方を聞かれたときに税法の説明から始めると、返事が長くなって読まれません。「日付、支払先、内容、金額、お名前の5つを書いて、レシートを一緒に出してください」と項目だけ先に伝えます。理由を聞かれたときに、帳簿の記載事項の話をします。

書式のファイルの置き場所、受付の時間、1件あたりの上限額を同じ返信に並べておくと、続きの質問が来ません。上限を超える支払いは、小口現金ではなく会社からの振込や会社のクレジットカードに回す案内も添えます。