事務所の鍵をなくしたと言われたら

鍵と言われても、次のどれかで対応が変わります。

• 事務所の入口
• 書庫
• ロッカー
• 金庫
• カードキー

最初に、なくしたのがどの鍵かを聞きます。あわせて、1本で複数の場所が開くマスターキーかどうかを台帳で確かめます。

入口の1か所だけの鍵と、フロア全体が開く鍵では、手を打つ範囲が違います。

次に、最後に使った日時と、持ち出した経路を聞きます。社内で見当たらないのか、通勤の途中や外出先で落とした可能性があるのかで、このあとの動きが分かれます。

鍵に会社名や部屋番号の札が付いていたかも聞きます。札が付いていると、拾った人が場所を特定できてしまいます。

貸し出しの記録と突き合わせる手順は、事務所の鍵やカードキーの貸し出しを聞かれたらにまとめています。

ビルの入口や共用部も開く鍵は、会社だけで判断できません。賃貸借契約には鍵の取り扱いの条項があることが多く、紛失したときの通知や、シリンダーを交換するときの手続きが書かれています。

契約書を確かめ、管理会社に連絡する必要があるかを判断します。

警備会社と契約している場合は、警備の解除に使うキーや暗証番号も見直しの対象になります。なくした鍵で警備の操作盤に手が届くなら、暗証番号を変えます。

どこまで自社で決められて、どこから管理会社の了解が必要かは、紛失が起きる前に整理しておきます。連絡が必要だと分かったのが翌朝では、夜のあいだ手を打てません。

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、物理的安全管理措置として、個人データが記載された書類や記録された電子媒体を、施錠できるキャビネットや書庫に保管することを挙げています。個人データを取り扱うサーバーなどを置く管理区域については、ICカードやナンバーキーによる入退室管理システムの設置も挙げられています。

つまり、書庫やサーバー室の鍵は、それ自体が守りの一部です。入口の鍵より先に手当てします。

鍵をなくしたこと自体は個人データの漏えいではありません。ただし、第三者がその書庫や区域を開けられる状態になったときは、漏えいのおそれがある事案として扱うかを情報管理の担当部署が判断します。

同じガイドラインは、そうした事案が発覚したときに、次の対応を行うこととしています。

• 責任ある立場の者への報告
• 事実関係の調査と原因の究明
• 影響範囲の特定
• 再発防止策の検討

交換しないと決めた場合も、そう決めた理由を記録に残します。

あわせて、その鍵が全部で何本あり、誰が持っているかを台帳で棚卸しします。本数が分からないままでは、交換が必要かどうかを決められません。

警察庁の遺失届情報サイトは、遺失届が落とし物や忘れ物を遺失者に連絡できるようにするための届出だとしたうえで、自宅、会社、海外での落とし物や忘れ物は対象にならないと書いています。社内で見当たらないだけの鍵を警察に届けても受け付けられません。

その場合は社内の落とし物の窓口を確かめます（社内で落とし物をしたと言われたら）。

路上など施設の外で落としたなら、警察に問い合わせたうえで遺失届を出してもらいます。

駅やホテル、店などの施設の中で落とした可能性があるなら、次の流れです。

• まずその施設の管理者に届いていないかを確かめる
• 次に警察に問い合わせる
• 見つからなければ遺失届を出す

警察に届けられた拾得物の保管期間は3か月なので、気づいた時点で出してもらいます。

同サイトは、遺失届は遺失者の申告を記載して受理するもので、遺失した事実を証明するものではないとしています。届を出した控えを、始末書の添付資料や保険の証明として使えると考えないようにします。

「鍵をなくしたら一律でいくら払う」のように額をあらかじめ決めておく定めは、労働基準法第16条（賠償予定の禁止）に反します。実際に交換の費用を社員に求めるかは、紛失の経緯と過失の程度を見て、そのつど判断します。

費用を給与から差し引くには、労働者の過半数で組織する労働組合、そうした組合がない場合は労働者の過半数を代表する者との書面による協定が必要です（同法第24条）。協定がないまま差し引くことはできません。

減給の制裁は、就業規則に表彰および制裁の種類と程度を定めている場合に限られます（同法第89条第9号）。減給できる額にも上限があり、1回の額は平均賃金の1日分の半額を超えられず、総額は一賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えられません（同法第91条）。

始末書を求めるかどうかは会社の判断ですが、求める場合は、いつ・どこでなくし、どう対応したかを簡潔に書いてもらいます。

「クビになりますか」と聞かれることがあります。労働契約法は、懲戒も解雇も、客観的に合理的な理由を欠き社会通念上相当と認められない場合は無効だとしています（同法第15条、第16条）。

鍵の紛失1回でそこまで進む話ではないと伝え、処分の有無は【判断する人】が規程に沿って決めると案内します。