年末調整の書類はいつまでに出すか聞かれたら

年末調整の書類には、法律で決まった期限と、会社が決めた社内の締切の2つがあります。社員が聞いているのは社内の締切ですが、法律上の期限も一緒に伝えます。社内の締切を過ぎてもまだ手が残っていることが分かるので、問い合わせが落ち着きます。

法律上の期限は書類ごとに違い、どれも給与の支払日が基準です。社内の締切は、12月の給与計算に間に合わせるため、会社が法律上の期限より前に置いています。11月中に締め切る会社も、12月の給与計算の直前まで受け付ける会社もあります。社内の締切は年末調整の案内や規程に書いてあるので、答える前に日付と提出先を確かめます。

扶養控除等申告書は、その年最初に給与の支払を受ける日の前日までに出す書類です。年の途中で就職した人は、就職後最初に給与の支払を受ける日の前日までです。内容に変更があったときは、変更後に最初に給与の支払を受ける日の前日までに出し直します。

基礎控除申告書、配偶者控除等申告書、特定親族特別控除申告書、所得金額調整控除申告書は1枚の兼用の様式で、その年最後に給与の支払を受ける日の前日までが期限です。保険料控除申告書も、その年最後に給与の支払を受ける日の前日までです。生命保険料、地震保険料、小規模企業共済等掛金の控除を受ける人は、支払額を証明する書類を添えます。社会保険料控除は、国民年金の保険料と国民年金基金の掛金を払った人だけが証明書類を添えます。

住宅ローン控除を2年目以降に年末調整で受ける人は、税務署から送られてくる申告書と、金融機関が出す年末残高等証明書を会社に出します。

年末調整は、その年最後に支払う給与で精算します。源泉徴収した所得税は、給与を実際に支払った月の翌月10日までに納めます。納期の特例を受けている会社は、7月から12月までに源泉徴収した分を翌年1月20日までに納めます。

1月には源泉徴収票を社員全員に渡します。期限は翌年1月31日までで、年の途中で退職した人には退職の日以後1か月以内です。市区町村に出す給与支払報告書も、翌年1月1日現在の住所地あてに翌年1月31日までに提出します。令和9年1月1日以後に市区町村へ給与支払報告書を出した場合は、税務署に源泉徴収票を提出したものとみなされます。税務署提出用の源泉徴収票を作る必要はなくなりますが、社員本人に渡す義務は変わりません。

この日程から逆算すると、書類を集めてから計算し終えるまでに日数が必要です。社内の締切が法律上の期限より早い理由をこう説明すると、社員も納得しやすくなります。

社内の締切に間に合わなかった書類でも、年末調整を終えたあとに受け取って計算し直せます。扶養控除等申告書や配偶者控除等申告書の提出を受ければ、翌年1月に源泉徴収票を交付する時まで年末調整の再計算ができると国税庁が示しています。年末調整を終えた12月下旬に扶養親族が増えた場合や、配偶者控除等申告書の提出を忘れていた場合がこれに当たります。

住宅ローン控除の年末残高等証明書も、翌年1月31日までに交付を受けられたときは、その証明書を会社に出して年末調整の再計算を受けられます。

扶養親族が減って税額が足りなくなったときのやり直しは、会社がしなければならない手続きです。この場合の徴収は、異動があった年の翌年1月末日を過ぎても行う必要があります。「もう締めたので対応できません」とは答えられないので、やり直しを受け付ける社内の期限と手順を先に決めておきます。

やり直しの期限も過ぎた場合は、社員本人が確定申告で控除を受けます。所得税の確定申告は、原則としてその年の翌年2月16日から3月15日までです。

年末調整で控除を受けられず、税金が戻る人の還付申告は、その年の翌年1月1日から5年間提出できます。確定申告期間とは関係なく出せるので、3月15日を過ぎていても間に合います。この5年の話を添えると、締切を過ぎた社員の相談が落ち着きます。

案内するときは、源泉徴収票と、使えなかった控除証明書を手元に残すよう伝えます。確定申告は社員本人の手続きなので、会社が引き受けるのは、書類の再発行と、どの控除が年末調整に入っていないかを答えるところまでです。