共有ドライブの権限設定を聞かれたら

権限の依頼は「このフォルダを見せたい」という形で来るので、対象と、そこで何をしてもらうかを聞き直します。

聞くのは次の3つです。

• 見せたいファイルやフォルダの場所（共有ドライブの名前かリンク）
• 見せたい相手（個人名ではなく、部署や案件の単位で）
• その人にさせること（見るだけか、ファイルを足すか、整理まで任せるか）

「見るだけ」と「編集もする」では、付ける権限が変わります。ここを確かめずに広い権限を付けると、誰が何を消したかをたどれなくなります。

共有ドライブを新しく作る依頼なら、今ある共有ドライブで足りないかどうかも聞きます。

Google ドライブの共有ドライブのアクセスレベルは、次の5つです。

• 管理者は、メンバーの追加や削除、アクセスレベルの変更、共有ドライブの削除までできます
• コンテンツ管理者は、ファイルの追加や編集に加えて、ゴミ箱への移動と共有ドライブ内での移動ができます
• 投稿者は、ファイルの追加や編集はできますが、ゴミ箱への移動はできません
• コメント投稿者は、閲覧とコメントだけができます
• 閲覧者は、閲覧だけができます

メンバーを追加すると、既定ではコンテンツ管理者になります。見るだけの人や資料を置くだけの人には、追加したあとに閲覧者か投稿者へ選び直します。

管理者は共有ドライブの削除までできるので、人数を絞りながら2人以上にしておくと、退職や異動で管理者がいなくなる状態を避けられます。

Microsoft 365 で共有ドライブに当たるのは、SharePoint のサイトのドキュメントライブラリです。

サイトには既定で3つのグループがあり、それぞれにアクセス許可レベルが付いています。

• 所有者にはフルコントロールが付いています
• メンバーには編集と投稿が付いています
• 閲覧者には読み取り専用が付いています

メンバーのアクセス許可レベルは、サイトを作ったときに使ったテンプレートによって変わります。付ける前に、そのサイトの設定を開いて確かめます。

Microsoft は、個人ではなくグループ単位でアクセス許可を付け、権限の階層を単純に保つことを勧めています。できるときは固有のアクセス許可を使わず、親のサイトからサブサイトへ権限を継承させることも勧めています。

1つの共有ドライブの中に、特定の人だけ見られないフォルダを作る設定は避けます。

Microsoft は、機密性の高い文書を大きなライブラリの中で固有のアクセス許可によって守るのではなく、その文書専用のサイトかライブラリを作ることを勧めています。

Google ドライブの共有ドライブでも、フォルダ単位でメンバーを追加したり外したりできるのは管理者とコンテンツ管理者だけです。例外を増やすと、誰がどこまで見えているかを一覧で確かめられなくなります。

分ける単位は、権限を見直すときに同じ顔ぶれでいられるかたまりにします。部署、案件、取引先ごとに作っておくと、異動のときは入れ替えるだけで済みます。

開けないという相談が権限の不足から来ているときの進め方は、共有フォルダが開けないと言われたらにまとめています。

権限は個人のアカウントではなく、部署や案件のグループに付けます。人が入れ替わるたびに共有ドライブを開いて設定を直す手間がなくなります。

1つの共有ドライブに追加できるグループは最大100で、グループと個人アカウントを合わせたメンバーの総数は最大600です。

IPA の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」は、クラウドサービスを利用する人の範囲を決め、どのような権限を与えるかを適切に管理することを挙げています。承認の権限は上司に付けるといった例が載っています。

異動と退職のときに外す手順を、付けるときと同じ申請の中に入れておきます。外す側の手順がないと、権限は増えるだけになります。